Kruimelpad- Home
- Overheidsinformatie
- Zoeken
- Verwijzing
Wet- en regelgeving
Instellingen (nu: volledige regeling), opent een nieuw vensterRegeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen
Geldend op 17-06-2009
[Regeling vervalt per 01-07-2010]
De regeling die nu getoond wordt is dermate groot van omvang dat automatisch is overgeschakeld naar artikelsgewijze weergave. Klik op de knop hiernaast om over te schakelen naar complete weergave van de regeling.
Let op: voor navigatie door de tekst in artikelsgewijze weergave maakt u gebruik van in de balk hierboven.
Bijlage IB. Handboek verantwoording cultuursubsidies fondsen 2009–2012
1. Inleiding
Het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen is geschreven voor de volgende fondsen die krachtens de Wet op het specifiek cultuurbeleid een meerjarige subsidie ontvangen:
– Fonds voor Beeldende Kunsten, Vormgeving en Bouwkunst
– Fonds voor Cultuurparticipatie
– Fonds voor de Letteren
– Mondriaan Stichting
– Nederlands Fonds voor de Film
– Nederlands Fonds voor Podiumkunsten+
– Nederlands Literair Productie en Vertalingenfonds
– Stimuleringsfonds voor Architectuur
Deze fondsen dienen verantwoording af te leggen aan de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (hierna: OCW) over de besteding van de subsidie. Dit is een verplichting die geldt voor ieder boekjaar waarvoor subsidie is verleend. Het onderdeel ‘wetgeving en richtlijnen’ van dit handboek verwijst naar de kaders waarbinnen deze verantwoordingsverplichting bestaat.
Doel van de verantwoording
Met de jaarlijkse verantwoording kan de Minister van OCW vaststellen of de subsidie op een rechtmatige manier is besteed aan het doel waarvoor deze is verstrekt. Dit houdt in dat het ministerie constateert of aan de eisen uit de wetgeving is voldaan en of de subsidievoorwaarden zijn nageleefd.
Uitgangspunten voor de verantwoording
Uitgangspunten voor de verantwoording van de subsidie zijn uw geaccordeerde prestatieoverzicht en meerjarenbegroting en de door de Minister van OCW verleende subsidie.
Met inachtneming van de bepalingen in de Wet Openbaarheid van Bestuur, kunnen de door de fondsen geleverde verantwoordingsgegevens openbaar worden gemaakt.
Aanpassingen ten opzichte van het vorige handboek
Hieronder treft u een overzicht van wijzigingen ten opzichte van het handboek verantwoording cultuursubsidies fondsen 2005–2008:
– De Kaderwet zelfstandige bestuursorganen zal gedurende de subsidieperiode worden ingepast in de Wet op het specifiek cultuurbeleid. Vooruitlopend daarop zijn de effecten hiervan verwerkt in dit handboek. Met name de inlevertermijn van de jaarverantwoording is vervroegd van vóór 1 mei naar vóór 15 maart (artikel 43 Kaderwet zelfstandige bestuursorganen)
– Aanleveren van de verantwoordingsonderdelen dient elektronisch te geschieden, zie hiervoor de aanwijzingen op www.cultuursubsidie.nl
– Jaarlijkse indiening van een afzonderlijk activiteitenverslag is komen te vervallen. Het bestuursverslag is uitgebreid met een kwalitatieve beschrijving van de verrichte activiteiten in relatie tot de prestatieafspraken. Daarnaast wordt een kwantitatieve prestatieverantwoording gevraagd.
– Het aan het einde van het jaar nog niet bestede deel van een projectsubsidie wordt conform de Richtlijnen voor de jaarverantwoording (RJ 221) opgenomen op de balans als vooruitontvangen subsidie (onder de korte schulden).
– Verplichtingen die betrekking hebben op activiteiten die in zijn geheel plaatsvinden in de volgende subsidieperiode dienen gespecificeerd te worden.
– Aan het model prestatieoverzicht zijn enkele nieuwe onderdelen toegevoegd
– Controleprotocol en model accountantsverklaring zijn aangepast.
– Indiening van het accountantsrapport van feitelijke bevindingen
– Indiening van het rapport van bevindingen/accountantsverslag
2. Onderdelen van de verantwoording
De jaarlijkse verantwoording van het bestuur of Raad van Toezicht bestaat uit drie onderdelen, te weten: de jaarrekening, het bestuursverslag en de prestatieverantwoording. Daarnaast voegt de accountant een aantal accountantsproducten toe.
Binnen twee en een halve maand na afsluiting van elk boekjaar dient u de verantwoording digitaal aan te leveren. Voor de subsidieperiode 2009–2012 dient de eerste verantwoording ontvangen te worden vóór 15 maart 2010.
Mocht u naast uw vierjaarlijkse instellingssubsidie een projectsubsidie ontvangen, dan dient u tevens rekening te houden met de aanwijzingen onder het kopje ‘verantwoording projectsubsidie’.
De jaarrekening
De jaarrekening als bedoeld in artikel 35 van het Bekostigingsbesluit wordt opgesteld door het bevoegd gezag (het bestuur of de Raad van Toezicht). De jaarrekening bestaat uit de financiële rapportage over het verslagjaar. Uit de jaarrekening of de begeleidende brief dient te blijken dat de jaarrekening door het bevoegd gezag is goedgekeurd. De jaarrekening omvat de volgende twee onderdelen:
– Balans met toelichting
De balans dient opgesteld te worden volgens model I. Alle balansposten dienen te worden toegelicht.
– Exploitatierekening met toelichting
De functionele exploitatierekening dient opgesteld te worden volgens model II. Op de functionele exploitatierekening geeft u een toelichting.
Aandachtspunt: Voor zover uw fonds nauwe banden onderhoudt met gelieerde rechtspersonen die een noemenswaardige invloed op uw resultaat en/of het functioneren van uw organisatie hebben, is het in afwijking van de Richtlijnen voor de jaarverslaggeving, voor de verantwoording aan de Minister van OCW niet verplicht de jaarrekeningen te consolideren. Wel dient u dan de jaarrekeningen van deze gelieerde rechtspersonen mee te zenden, teneinde een goed en volledig inzicht te krijgen in de financiële positie van uw fonds.
Bestuursverslag
Het bestuursverslag, bedoeld in artikel 24 vierde tot en met zevende lid van het Bekostigingsbesluit cultuuruitingen, wordt opgesteld door het bevoegd gezag (het bestuur of de Raad van Toezicht). Het bestuursverslag is zakelijk van aard en wordt ondertekend door het bevoegd gezag. Al dan niet in aanvulling op elementen die zijn voorgeschreven in de RJ 640, bevat het bestuursverslag een toelichting op de volgende onderwerpen:
– De samenstelling van het bestuur, de directie en eventueel de Raad van Toezicht.
– Het exploitatieresultaat en de financiële positie van uw fonds.
– Het al dan niet realiseren van voorgenomen activiteiten (prestatieafspraken).
– Een inzichtelijke kwalitatieve beschrijving van de verrichte activiteiten in het afgelopen jaar en aan het einde van de subsidieperiode tevens een beschouwing over de vier kalenderjaren gezamenlijk, in relatie tot de overeengekomen prestatieafspraken (volgens model III).
– De specifieke aandachtspunten genoemd in de subsidiebeschikking
– Zaken die een belangrijke invloed hebben – of gaan hebben – op het functioneren en de continuïteit van uw instelling of op de positie van uw instelling binnen het bestel.
Prestatieverantwoording
De prestatieverantwoording, als bedoeld in artikel 35 vierde lid van het Bekostigingsbesluit cultuuruitingen, wordt opgesteld door het bevoegd gezag (bestuur of Raad van Toezicht).
De prestatieverantwoording geeft een inzichtelijk kwantitatief overzicht van de activiteiten die zijn verricht in het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, in relatie tot de voorgenomen activiteiten. De prestatieverantwoording dient opgesteld te worden volgens het model III .
U vermeldt in het model alleen de kwantitatieve gegevens.
Accountantsproducten
De jaarlijkse verantwoording wordt conform artikel 37 van het Bekostigingsbesluit door uw accountant voorzien van de volgende producten:
– De accountantsverklaring bij de jaarrekening
– Het rapport van bevindingen
– Het rapport van feitelijke bevindingen bij de prestatieverantwoording (COS4400).
Bij de Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen is in bijlage IIB het Controleprotocol Cultuurfondsen opgenomen. Onderdeel van dit protocol is het verplichte model voor de accountantsverklaring. Wanneer de accountant een rapport van feitelijke bevindingen heeft opgesteld omtrent de naleving van de subsidiebepalingen, voegt u dat bij uw jaarverantwoording.
Verantwoording projectsubsidie
Als u naast uw instellingssubsidie in enig jaar een geoormerkte subsidie voor een specifiek doel (=projectsubsidie) ontvangt, geldt het volgende:
Binnen vier maanden na afloop van het project dient u een inhoudelijke verantwoording (activiteitenverslag) en een financiële verantwoording in. Het verdient de voorkeur de projectsubsidie te integreren met de reguliere jaarlijkse verantwoording.
De inhoudelijke verantwoording kan worden opgenomen in het bestuursverslag en de prestatieverantwoording.
De financiële verantwoording van een projectsubsidie vindt plaats in de reguliere jaarrekening op zodanige wijze dat de inkomsten en uitgaven met betrekking tot deze activiteit afzonderlijk worden toegelicht en kunnen worden afgelezen.
Indien de verantwoording van een project binnen uw reguliere jaarrekening geschiedt, hoeft u geen separate accountantsverklaring aan te leveren voor het project.
Als u subsidie van het ministerie van OCW heeft ontvangen voor een project dat zich uitstrekt over een periode van meer dan één jaar, dient u zich tussentijds te verantwoorden (het project opnemen in de tussenliggende jaarverantwoordingen).
Aandachtspunt: Het aan het einde van het jaar nog niet bestede deel van de projectsubsidie wordt conform de RJ 221 opgenomen op de balans als vooruitontvangen subsidie (onder de korte schulden).
3. Wetgeving en richtlijnen
De volgende wet- en regelgeving zijn van toepassing op de verantwoording:
– Regeling subsidies en uitkeringen cultuuruitingen
U vindt deze documenten op de website www.minocw.nl, www.cultuursubsidie.nl of www.wetten.nl
Voor het opstellen van het jaarverslag zijn de Richtlijnen van de Raad voor de jaarverslaggeving van toepassing.
Krachtens artikel 35 (eerste lid) van het Bekostigingsbesluit, is Titel 9 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (BW 2 Titel 9) overeenkomstig van toepassing op deze verantwoording, met dien verstande dat de winst- en verliesrekening vervangen wordt door een exploitatierekening.
Artikel 35, tweede lid, van het Bekostigingsbesluit, laat aan de minister ruimte om bepalingen van BW 2 Titel 9 of onderdelen daarvan buiten toepassing te verklaren op bepaalde instellingen of categorieën van instellingen. Op basis van deze bevoegdheid zijn de afdelingen 1, 10, 11, 12, 14 en 15 van Boek 2 Titel 9 BW niet van toepassing op de jaarlijkse verantwoording. Afdeling 7 is van toepassing met dien verstande dat het jaarverslag wordt vervangen door een bestuursverslag conform art. 24 lid 4 t/m 7 van het Bekostigingsbesluit.
4. Modellen voor de verantwoording
Model I voor de balans
Huidig boekjaar
Vorig boekjaar
ACTIVA
I
Immateriële vaste activa
II
Materiële vaste activa
III
Financiële vaste activa
Totale Vaste Activa
I
Voorraden
II
Totaal vorderingen
Vordering subsidie OCW
Voorwaardelijke vordering OCW
Overige vorderingen
III
Effecten
IV
Liquide middelen
Totale Vlottende Activa
TOTALE ACTIVA
PASSIVA
I
Algemene reserve
II
Bestemmingsreserves
III
Bestemmingsfonds OCW
IV
Overige bestemmingsfondsen
Totaal Eigen vermogen
Totale Voorzieningen
I
Subsidieverplichtingen
II
Nog te verlenen subsidies
III
Nog te realiseren beheerslasten
IV
Overige langlopende schulden
Totale Langlopende schulden > 1 jaar
I
Subsidieverplichtingen
II
Nog te verlenen subsidies
III
Nog te realiseren beheerslasten
IV
Overige kortlopende schulden
Totale Kortlopende schulden < 1 jaar
TOTALE PASSIVA
Model II voor de functionele exploitatierekening
Huidig boekjaar
Begroting
Vorig boekjaar
BATEN
Directe opbrengsten
Lager vastgestelde subsidies
Ingetrokken subsidies
Overige inkomsten
Indirecte opbrengsten
Totale Opbrengsten
Subsidie OCW
Overige subsidies/bijdragen
Totale Subsidies/bijdragen
TOTALE BATEN
LASTEN
Beheerslasten personeel
Beheerslasten materieel
Totale Beheerslasten
Verleende subsidies
Overige activiteitenlasten
Totale Activiteitenlasten
TOTALE LASTEN
SALDO UIT GEWONE BEDRIJFSVOERING
Saldo rentebaten/-lasten
Saldo bijzondere baten/lasten
EXPLOITATIERESULTAAT
Model III Prestatieverantwoording
Beleid Onderwerp
Prestatie (inspannings- of resultaatsafspraak)
Toelichting (zo mogelijk kwantitatief)
Internationalisering
Zoals overeengekomen
Innovatie
Zoals overeengekomen
Participatie
Zoals overeengekomen
Excellentie
Zoals overeengekomen
Ondernemerschap
Zoals overeengekomen
Diversiteit
Zoals overeengekomen
Regiobeleid
Zoals overeengekomen
Andere relevante onderwerpen
Zoals overeengekomen
Bedrijfsvoering Onderwerp
Prestatie (inspannings- of resultaatsafspraak)
Toelichting (zo mogelijk kwantitatief)
Doorlooptijd aanvraag
Minimaal 90% van alle ontvangen aanvragen is binnen drie maanden na ontvangst afgehandeld.
Doorlooptijd verantwoording
De verantwoording van aanvragen wordt binnen X maanden na ontvangst afgehandeld (zoals overeengekomen).
Uitvoeringskosten
Rapportage over de:
– uitvoeringskosten per subsidieaanvraag
– uitvoeringskosten per FTE
Verantwoording en informatie Onderwerp
Prestatie (inspannings- of resultaatsafspraak)
Toelichting (zo mogelijk kwantitatief)
Code Cultuurfondsen
Rapportage toepassing Code Cultuurfondsen.
Horizontale verantwoording
Rapportage omgang met stakeholders bij de ontwikkeling en evaluatie van het eigen beleid.
Gebruikersonderzoek
Rapportage onafhankelijk tevredenheidonderzoek onder de klanten van het fonds (1x per subsidieperiode).
Beleidsinformatie
Rapportage per regeling (of onderwerp):
– besteed budget
– aantal activiteiten
– waar mogelijk: aantal bezoeken/deelnemers/gebruikers per activiteit
Rapportage over de onderstaande gegevens:
1. aantal ontvangen aanvragen
2. aantal honoreringen
3. aantal afwijzingen
4. regio vestiging aanvrager dan wel regio waar activiteit plaatsvindt
5. bedrag gevraagd
6. bedrag toegekend
7. aantal adviseurs
8. regio adviseurs
9. aantal nieuw benoemde adviseurs
10. aantal bezwaarschriften
11. aantal beroepschriften
12. aantal klachten
Andere relevante onderwerpen
Toelichting op de modellen
Toelichting op model I voor de balans
Algemeen
Gebruik voor het opstellen van de balans model I. Het is niet toegestaan van het model af te wijken. Voor specificaties van de in het model vermelde hoofdposten gelden geen voorschriften. Maak melding van de door u gehanteerde grondslagen voor waardering en resultaatbepaling. Wanneer deze afwijken van de grondslagen van het vorige boekjaar dient u dit toe te lichten.
Vaste activa
Vaste activa kunnen worden verkregen uit eigen middelen of uit middelen van derden (sponsoring of schenking).
Als u subsidie ontvangt voor investering in vaste activa, dan vindt verantwoording van de subsidie niet plaats in de exploitatierekening. U neemt de investering dan op in de balans. Ontvangen subsidie neemt u in de balans op onder de Langlopende schulden met als extra subpost ‘Investeringssubsidie’. Deze post ‘Investeringssubsidie’ valt vrij via de exploitatierekening, gelijk lopend met de afschrijvingstermijn van de investering.
U kunt activa verkregen uit sponsoring op de balans activeren. De daarvoor verkregen sponsoring verwerkt u analoog aan de hierboven beschreven methode als extra subpost Sponsoring onder de Langlopende schulden.
Vlottende activa
U splitst de post ‘Totaal vorderingen’ in een post ‘Vordering subsidie OCW’, ‘Voorwaardelijke vordering OCW’ en een post ‘Overige vorderingen’. Voor de post ‘Vordering subsidie OCW’ geldt het volgende: onder deze post neemt u afzonderlijk de toegezegde, nog niet ontvangen (meerjarige) subsidies van OCW op (inclusief toegezegd subsidies voor beheerslasten), zoals vermeld in de subsidiebeschikking en de wijzigingen (inclusief aanvullende subsidieverlening en prijs- en loonbijstellingen) daarop. Eventuele (beperkende) voorwaarden genoemd in de beschikking dient u te vermelden in de toelichting (bijvoorbeeld goedkeuring van de subsidie door de wetgever).
De post ‘Voorwaardelijke vordering OCW’ geeft de geclausuleerde vordering op OCW aan. Deze vordering vervangt de door OCW verstrekte garantie naar aanleiding van de liquiditeitsuitname in 2002 en kan worden ingeroepen als de continuïteit van de door OCW goedgekeurde activiteiten in gevaar komt.
Tegenover de vordering subsidie OCW verantwoordt u de posten ‘Nog te verlenen subsidies’ (over de hele subsidieperiode) en ‘Nog te realiseren beheerslasten’, waarbij u een onderscheid maakt in een kortlopend en een langlopend deel. Het bedrag van de nog te realiseren beheerslasten bepaalt u op basis van het verhoudingspercentage zoals opgenomen in uw meerjarenbegroting.
Ontvangen voorschotten van OCW komen in mindering op de post ‘Vordering subsidie OCW’. Als toelichting meldt u het kenmerk van de subsidiebeschikkingen.
Eigen vermogen
Bij het maken van onderscheid tussen algemene reserve, bestemmingsreserves en bestemmingsfondsen volgt u de voorschriften van de Richtlijnen voor de jaarverslaggeving, RJ 640 (640.305-313).
Tenzij hier afwijkende afspraken over zijn gemaakt dient u jaarlijks de rentebaten minus -lasten en/of de baten uit lager vastgestelde subsidies toe te voegen aan het bestemmingsfonds OCW. De wijze waarop de resultaatbestemming aan een bestemmingsreserve of bestemmingsfonds wordt toegerekend en/of wordt aangewend voorziet u van een toelichting. Daarbij maakt u de componenten van het resultaat inzichtelijk.
Aan het einde van de vierjaarlijkse periode wordt het restant van de balansposten ‘Nog te verlenen subsidies’ en ‘Nog te realiseren beheerslasten’ verantwoord in het bestemmingsfonds OCW. Over de bestemming van de resterende middelen in het bestemmingsfonds OCW zal aan het eind van de betreffende subsidieperiode een beslissing worden genomen.
Aandachtspunt: Als u een basissubsidie ontvangt en daarnaast een projectsubsidie geldt het volgende: een eventueel positief saldo op een projectsubsidie van OCW wordt op de balans opgenomen onder de kortlopende schulden als vooruitontvangen subsidie.
Aandachtspunt: Het verloop van de bestemmingsreserves en bestemmingsfondsen dient te worden toegelicht. Relaties tussen kosten in het exploitatieoverzicht en uitputting van de bestemmingsreserves en -fondsen dient u toe te lichten. Ook de relatie met de resultaatbestemming (dotaties en aanwending) dient u inzichtelijk te maken en nader toe te lichten.
Aandachtspunt: De financieringsvorm en de mogelijkheden om uitgaven te sturen, maken dat met betrekking tot de vermogenspositie van fondsen kan worden volstaan met een beperkt Eigen vermogen.
Voorzieningen
Bij deze post staat het u vrij een specificatie te gebruiken naar eigen inzicht, daarom zijn geen subposten vermeld. Volg bij het treffen van voorzieningen de bepalingen in artikel 374 BW 2 Titel 9. Volg daarbij tevens de actuele richtlijnen van de Raad voor de jaarverslaggeving (RJ 252).
De richtlijn geeft aan terughoudend te zijn in het treffen van voorzieningen, vooral waar het gaat om voorzieningen voor meer algemene bedrijfsrisico’s.
Langlopende en kortlopende schulden
Onder ‘Subsidieverplichtingen’ neemt u de subsidies op die u in het boekjaar hebt verleend, voor zover deze subsidies nog niet zijn betaald. Van een subsidieverplichting is sprake indien u het besluit tot verlening van een (meerjarig) subsidie schriftelijk heeft meegedeeld aan de subsidieontvanger. Het betreft hier dus een in rechte afdwingbare subsidieverplichting.
In de toelichting geeft u het verloop aan tussen de beginstand en de eindstand van de subsidieverplichtingen aan subsidieontvangers. Hierbij wordt tenminste onderscheid gemaakt in de mutaties in verband met verleende subsidies, vastgestelde subsidies en betalingen op verleende subsidies.
Aandachtspunt: In de balans maakt u onderscheid tussen kortlopende (opeisbaar binnen een jaar) en langlopende subsidieverplichtingen. Het is ook toegestaan het onderscheid tussen kortlopende en langlopende subsidieverplichtingen op basis van een onderbouwde inschatting in de toelichting te vermelden. Met deze inschatting moet duidelijk worden wanneer de subsidieverplichtingen tot betalingen zullen leiden. De langlopende subsidieverplichtingen dienen in de toelichting te worden uitgesplitst naar de jaren waarin de betaalbaarstelling wordt verwacht.
Aandachtspunt: Indien u subsidieverplichtingen wilt aangaan boven het bedrag waarvoor u door OCW een (meerjarig) subsidie is verleend, dan dient u bij het verlenen van deze subsidies schriftelijk een voorbehoud te maken voor het verkrijgen van subsidie door het ministerie van OCW. Deze voorwaardelijke verplichtingen worden zichtbaar gemaakt als ‘Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen’. Dit zal vooral zich voordoen aan het einde van de subsidieperiode.
Nog te verlenen subsidies en Nog te realiseren beheerslasten
Zie hiervoor de toelichting bij de post Vordering subsidie OCW onder de Vlottende activa. In de toelichting wordt het verloop van deze posten aangegeven in relatie tot de gematchte bijdrage OCW in het exploitatieoverzicht.
Aandachtspunt: (Meerjarige) verplichtingen die betrekking hebben op activiteiten die geheel plaatsvinden in de volgende subsidieperiode, dienen gespecificeerd te worden.
Aandachtspunt: Alle voorwaardelijke verplichtingen dient u te verantwoorden onder ‘Niet uit de balans blijkende verplichtingen’. Deze verplichtingen zullen ten laste van de nog te verlenen subsidies van de volgende subsidieperiode worden gebracht.
Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen
Voorwaardelijke (subsidie)verplichtingen worden hier opgenomen (zie de toelichting op de langlopende en kortlopende schulden) en de verplichtingen aangegaan in het laatste jaar van de subsidieperiode met betrekking tot de jaren van de nieuwe subsidieperiode.
Toelichting op model II voor de functionele exploitatierekening
Algemeen
Sluit bij het opstellen van de functionele exploitatierekening aan bij model II. Het is niet toegestaan van dit model af te wijken. Voor specificaties van de in het model vermelde hoofdposten gelden geen voorschriften. Aan de batenkant wordt onderscheid gemaakt tussen opbrengsten en subsidies/bijdragen. Onder die laatste categorie worden de subsidies van andere overheden en/of bijdragen van particulieren begrepen. Opbrengsten kunnen worden beschouwd als eigen inkomsten. De lasten worden onderscheiden naar beheerslasten (overhead) en activiteitenlasten. Voor een nadere uitleg van genoemde posten, zie hieronder.
Begrotingskolom
Zorg ervoor dat cijfers in de kolom begroting overeenstemmen met de meerjarenbegroting die de minister heeft goedgekeurd. Het kan voorkomen dat in de loop van de subsidieperiode substantiële wijzigingen in de jaarbegroting optreden ten opzichte van de meerjarenbegroting. In dat geval hanteert u de meest recente jaarbegroting als referentiepunt, en licht u de belangrijkste afwijkingen van de door de minister goedgekeurde begroting toe. Kleine afwijkingen op de laatst goedgekeurde begroting als gevolg van inflatie behoeven niet te worden toegelicht. Waar voor een goed inzicht gewenst, licht u de verschillen tussen uw begroting en de realisatie toe.
Baten
Bij deze post wordt onderscheid gemaakt tussen opbrengsten en bijdragen. De opbrengsten worden gesplitst naar directe en indirecte opbrengsten.
– Directe opbrengsten
Directe opbrengsten betreffen inkomsten die direct aan uw activiteiten zijn gerelateerd, waaronder lager vastgestelde en ingetrokken subsidies en overige inkomsten zoals sponsoring. Deze opbrengsten dienen afzonderlijk als opbrengsten te worden verantwoord en mogen niet gesaldeerd worden met de activiteitenlasten. Onder de opbrengsten uit lager vastgestelde verantwoordt u alle bedragen die lager zijn vastgesteld dan het bedrag van het oorspronkelijk verleende subsidie. De ingetrokken subsidies verantwoordt u afzonderlijk.
– Indirecte opbrengsten
Indirecte opbrengsten zijn opbrengsten die een afgeleide relatie hebben met de activiteiten van uw fonds zoals verhuur van onroerend goed of vergoedingen voor het uitlenen van personeel.
– Subsidie OCW
Verantwoord de subsidie OCW als bate voor het zelfde bedrag als de bijhorende activiteitenlast. Op deze wijze vindt een exacte matching van activiteitenlasten en subsidiebaten plaats. Voor het bedrag van de verantwoorde beheerslasten wordt eveneens eenzelfde bedrag aan subsidiebaten opgenomen.
De in een jaar verantwoorde subsidie OCW brengt u in mindering op de ‘Nog te verlenen subsidies’, respectievelijk ‘Nog te realiseren beheerslasten’ (Balans).
Onder ‘Overige subsidies/bijdragen’ geeft u een opsomming van alle subsidies van overige overheden, alle contributies, schenkingen, donaties of legaten, de bijdragen van vriendenstichtingen en niet structurele subsidies van het ministerie van OCW.
Aandachtspunt: In de toelichting geeft u aan of de betreffende subsidies een incidenteel dan wel structureel karakter hebben (RJ 640.416). Daarnaast vermeldt u eventuele subsidievoorwaarden. Tevens geeft u aan in hoeverre subsidieafrekeningen nog niet zijn goedgekeurd door degene die aan u een subsidie heeft verstrekt (RJ 640.418).
Lasten
Onder de lasten maakt u onderscheid naar beheerslasten en activiteitenlasten.
– Beheerslasten
Tot de ‘beheerslasten’ worden gerekend alle personele en materiële lasten die samenhangen met het beheer van uw organisatie (overheadlasten). U specificeert de ‘beheerslasten personeel’ bijvoorbeeld naar directie, secretariaat, personeelszaken, financiële zaken en algemene zaken. De ‘beheerslasten materieel’ kunnen worden onderverdeeld in huisvestingslasten, kantoorlasten, algemene publiciteitslasten en afschrijvingslasten. Kosten die verbonden zijn aan de advisering over subsidieaanvragen, zoals kosten van adviseurs of leden van adviescommissies (vacatiegelden, etc.) vallen eveneens onder de beheerslasten.
– Activiteitenlasten
Alle subsidies die zonder voorbehoud zijn verleend, worden verantwoord onder ‘activiteitenlasten’ ten laste van het boekjaar waarin u de subsidie heeft verleend, ongeacht het jaar waarin de subsidie wordt betaald. Hierbij is bepalend of de subsidieontvangende partij recht kan doen gelden op een bepaald bedrag (juridisch afdwingbare verplichtingen). In het prestatieoverzicht geeft u vervolgens een overzicht van de nog vast te stellen en vastgestelde subsidies (zie ook RJ 640.418).
Bij de post ‘Overige activiteitenlasten’ verantwoord u de kosten voor eigen activiteiten als tentoonstellingen en symposia.
Aandachtspunt: Bij het beoordelen van uw prestaties worden de beheerslasten en de overige activiteitenlasten bijeengenomen (totaal uitvoeringslasten) en afgezet tegen de aan instellingen verleende subsidies.
Bijzondere baten en lasten
– Saldo bijzondere baten/lasten
Hier verantwoordt u baten en lasten uit gewone bedrijfsuitoefening, maar die door hun aard, omvang of incidentele karakter apart moeten worden gepresenteerd en toegelicht (bijvoorbeeld boekwinst of -verlies bij afstoting van materiële vaste activa, vrijval van voorziening, lasten uit reorganisatie). Volg daarbij Richtlijnen voor de jaarverslaggeving (RJ 270).