Nota Integriteitsbeleid NWO, Nederlandse organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek

Geraadpleegd op 25-05-2024. Gebruikte datum 'geldig op' 12-05-2024 en zichtdatum 12-05-2024.
Geldend van 01-06-2021 t/m heden

Origineel opschrift en aanhef

Nota Integriteitsbeleid NWO, Nederlandse organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek

1. Inleiding

De maatschappij vraagt in toenemende mate integriteit en integer handelen, van mensen en organisaties. Vandaag de dag vergt zulk integer handelen het nodige van overheidsinstanties, ook van ZBO’s. NWO is zich er van bewust dat haar medewerkers en derden die uit haar naam handelen, moeten beschikken over een sterk verantwoordelijkheidsgevoel en normbesef. NWO beheert immers, en beschikt als onderzoekfinancier over, een aanzienlijk budget aan publieke middelen. NWO heeft een voorbeeldfunctie en zij behoort het vertrouwen te genieten van relevante stakeholders, om optimaal invulling aan die functie te kunnen geven.

Die voorbeeldfunctie brengt mee, dat NWO op het gebied van integriteit ook hoge eisen stelt aan haar medewerkers en aan iedereen die voor of namens NWO handelt. Niet integer handelen wordt door NWO niet getolereerd.

Om het belang van integriteit te benadrukken, heeft NWO onderhavig document opgesteld, waaruit kenbaar is wat NWO onder integriteit verstaat, welke regels gelden op het gebied van integriteit, voor wie die regels gelden en hoe daarmee om wordt gegaan.

2. Beginselen integriteitsbeleid NWO

Het integriteitsbeleid van NWO is gebaseerd op de Kernwaarden van NWO1:

• ○ Grensverleggend: NWO pioniert en verlegt de grenzen van bestaande kennis, toepassingen en processen;

• ○ Betrokken: NWO anticipeert op ontwikkelingen in de wetenschap en in de maatschappij;

• ○ Betrouwbaar: NWO doet wat zij belooft, is integer, transparant en zorgvuldig;

• ○ Verbindend: NWO heeft een open houding en verbindt actoren, expertises en agenda’s.

3. Definitie

Uit bovengenoemde kernwaarden kan een definitie van “integriteit” worden gedestilleerd. Een universele, algemeen toepasbare definitie van integriteit bestaat niet. Integriteit is plaats-, tijd- en context gebonden. NWO pretendeert derhalve niet, de maat der dingen te willen zijn. Wél stelt NWO, vanuit de maatschappelijke rol die zij vervult en de positie die zij als verstrekker van publieke middelen inneemt, hoge eisen aan haar organisatie en iedereen die bij, namens of met NWO werkt. Een voor NWO werkbare definitie, die weergeeft wat NWO onder integriteit verstaat, is de volgende:

“ Iedereen die bij, namens of met NWO werkt handelt conform de integriteitsprincipes. We nemen wettelijke voorschriften in acht, handelen op basis van algemeen aanvaarde normen en gedragsregels en zijn ons bewust van onze eigen verantwoordelijkheid. We handelen zorgvuldig, zijn betrouwbaar, eerlijk en onpartijdig en aanspreekbaar op ons gedrag.”

Deze definitie is richtinggevend, maar niet allesbepalend, voor wat integer is. Het handelen van personen die bij of namens NWO werken, wordt in voorkomend geval getoetst aan de normen die zijn neergelegd in de diverse regelingen waar NWO aan gebonden is.

4. Scope van integriteitsnormen

Integriteitsnormen gelden altijd en overal. Daarbij zijn plaats, tijd en culturele factoren relevant voor het antwoord op de vraag, wat als integer wordt beschouwd. Er zijn echter in weerwil van die variabelen verschillende situaties te schetsen, waarbij integriteit in elk geval bijzondere aandacht verdient, in de omgang met mensen, belangen, middelen en informatie. Daarbij dient professioneel en nadenkend handelen steeds voorop te staan.

NWO houdt in het oog, dat integriteit niet alleen binnen de eigen organisatie gewaarborgd moet zijn, maar ook daar waar NWO haar Nexus-rol invult en samenwerking zoekt met derden, al dan niet in georganiseerd verband. De Nexus-rol (“strategisch verbinder”) en de rol van financier zijn met elkaar verweven, maar kunnen vanuit het perspectief van integriteit ook op gespannen voet staan met elkaar. De hieronder geschetste ankerpunten gelden binnen én buiten NWO.

4.1. Omgang met mensen

Persoonlijke relaties, omgangsvormen.

Iedereen heeft persoonlijke relaties. Familie, vrienden, collega’s, er zijn vele relaties denkbaar. Daar is natuurlijk niets mis mee. Ook in de omgang met dergelijke relaties kunnen echter integriteitsrisico’s opdoemen. Te denken valt aan de schijn van belangenverstrengeling of bevoordeling, maar ook aan ongewenst gedrag en verstoringen van de werkverhouding (bijvoorbeeld bij een verbroken relatie). Waar familierelaties of andersoortige relaties tussen medewerkers van NWO spelen, zijn deze risico’s evenzeer aanwezig.

4.2. Omgang met belangen

4.2.1. Nevenfuncties / nevenwerkzaamheden

Hieronder worden alle werkzaamheden begrepen die naast het werk voor of namens NWO worden verricht, betaald of onbetaald en ongeacht de omvang, duur en vorm waarin dit gebeurt. Ook het schrijven van een artikel, of het op persoonlijke titel spreken op een congres valt hieronder. Nevenwerkzaamheden vinden vaak plaats in eigen tijd (dit kan ook tijdens verlof zijn) en maken dan geen deel uit van de NWO- gerelateerde werkzaamheden, al zijn daar uitzonderingen op2. NWO staat positief tegenover nevenwerkzaamheden die medewerkers verrichten en acht het wenselijk, dat medewerkers zich breder ontwikkelen dan alleen binnen hun functie bij NWO. Er kunnen echter soms integriteitsrisico’s aan nevenwerkzaamheden kleven, bijvoorbeeld als de schijn van belangenverstrengeling ontstaat, of als er ongewenste effecten optreden die reputatieschade kunnen meebrengen. Daarom zijn er regels en normen gesteld, met name in de Code omgang persoonlijke Belangen en de Code advisering strategie en beleid en daarnaast in Uitvoeringsregeling 10 bij de cao-OI. NWO zal die regels strikt toepassen.

4.2.2. Financiële belangen

Iemand die voor of namens NWO werkt kan, net als ieder ander, financiële belangen hebben in bedrijven, of in effecten handelen. Daar kunnen risico’s optreden, (de schijn van) belangenverstrengeling bijvoorbeeld, of voorkennis. NWO kan functies aanwijzen die op dit punt extra risicovol zijn en kan nevenactiviteiten registreren. Ook hier creëren met name de Code omgang met persoonlijke belangen en de Code advisering strategie en beleid het kader.

4.2.3. Inkoop, inhuur en aanbesteding

Functies op het gebied van inkoop en aanbesteding, zijn bij uitstek voorbeelden van posities die bijzondere aandacht vragen voor integriteitsrisico’s. De regelgeving op het gebied van aanbesteding is complex en strikt en bevat veelsoortige verplichtingen en beginselen die normen stellen aan de uitoefening van deze functies. De Richtlijn Inkopen en Europese Aanbesteding, de nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid en de klachtenregeling aanbesteden vullen een en ander voor NWO nader in.

4.2.4. Geschenken, diensten, uitnodigingen

Het spreekt voor zich, dat integriteit ook om de hoek komt kijken in gevallen, waarin derden aan NWO aanbiedingen doen, in materiële of immateriële vorm, of vice versa. De schijn van belangenverstrengeling ligt daarbij nadrukkelijk op de loer. De Codes omgang met persoonlijke belangen en advisering, strategie en beleid, maar ook de klokkenluidersregeling (Uitvoeringsregeling 13), bieden handvatten.

4.3. Omgang met middelen

NWO stelt middelen ter beschikking aan medewerkers en soms aan derden. Denk aan een computer, laptop, tablet of smartphone, maar ook aan kantoorartikelen, print- en kopieerapparatuur. Medewerkers hebben een toegangspas, kunnen doorgaans gebruik maken van een Ov-kaart en vrijwel iedereen gebruikt een NWO-mailaccount en heeft toegang tot het internet en intranet. Met regelmaat maken medewerkers een dienstreis en bepaalde werk-gerelateerde kosten kunnen worden gedeclareerd. Met dergelijke middelen moet zorgvuldig om worden gegaan. Soms gelden bijzondere gebruiksvoorwaarden en beveiligingsvoorschriften. Gepast privégebruik van NWO-middelen als een telefoon of internetverbinding is vandaag de dag soms onvermijdelijk (net zoals privémiddelen weleens zakelijk zullen worden ingezet), maar van groot belang is het besef dat NWO-middelen dienen te worden gebruikt voor het doel waarvoor ze ter beschikking worden gesteld. NWO-ers moeten de grens tussen gebruik en misbruik scherp bewaken.

Ook subsidieverlening valt feitelijk onder de “omgang met middelen”. Subsidiegeld moet op de goede plek terecht komen en mag niet worden misbruikt. Dat zal niet willens en wetens gebeuren, maar NWO dient ook het risico niet te nemen dat subsidiegeld misbruikt wordt. Daarom is een Gedragslijn financieel- en informatiemisbruik opgesteld. Bovendien is vastgelegd, dat NWO geen subsidie verstrekt aan medeaanvragers in het buitenland, die vallen onder (inter-)nationale sanctiewet- en regelgeving. Dit is opgenomen in de module Money follows Cooperation.

4.4. Omgang met informatie

4.4.1. Vertrouwelijke informatie

Er gaat heel veel informatie rond binnen NWO. Mensen hebben toegang tot soms gevoelige en/of vertrouwelijke informatie. Informatie kan bijvoorbeeld politiek gevoelig, of privacygevoelig zijn. Dergelijke informatie dient bij NWO en haar medewerkers in veilige handen te zijn, wat niet alleen betekent dat geen vertrouwelijke informatie wordt “gelekt”, maar bijvoorbeeld ook dat die niet zomaar voor anderen toegankelijk is, bijvoorbeeld omdat een laptop open staat bij afwezigheid, meegeluisterd kan worden met telefoongesprekken, een tablet achtergelaten wordt op kantoor, of in de privésfeer over bepaalde zaken gesproken wordt. Met informatie en informatiedragers moet zorgvuldig worden omgegaan. Maar ook transparant: informatie juist delen waar dat nodig is, kan óók onderdeel zijn van integriteit. De AVG is één van de regelingen die hierop ziet en stelt eisen aan de omgang met privacy-gevoelige informatie. De Functionaris Gegevensbescherming ziet toe op naleving.

4.4.2. Onlinecommunicatie en social media

Niet meer weg te denken uit het dagelijks leven: appen, chatten, Twitter, Facebook en andere social media. Leuk, soms zelfs functioneel, of op zijn minst handig. Maar ook niet zonder risico’s! Werk en privé kunnen gemakkelijk door elkaar gaan lopen. Het gebruik van deze voorzieningen is snel, direct en heeft vaak een groot bereik. Daarbij liggen risico’s op de loer die niet altijd even herkenbaar zijn. Zo vallen werk-gerelateerde e-mails, WhatsApps en sms’jes onder de Wet Openbaarheid van Bestuur en kan niet-integer gedrag op Facebook, zoals negatieve uitlatingen over werkgever of collega’s, blijkens recente rechtspraak arbeidsrechtelijke gevolgen hebben! In de Gedragslijn Social Media wordt op informele wijze het feitelijk al voor zich sprekende normenkader weergegeven. De essentie hiervan: Don’t do stupid things!

5. Regelingen

NWO kent, en heeft te maken met, verschillende regelingen, die (mede) zien op het voorkomen en signaleren van schendingen van integriteit en op de naleving van de integriteitsnormen die NWO voorstaat. Die regelingen gezamenlijk kunnen worden aangeduid als het “Integriteitskader” van NWO, het geheel van regels en afspraken waar iedereen die bij en met NWO werkt, mee te maken heeft en aan gebonden is.

Anno 2019 is een inventarisatie gemaakt van de betreffende regelingen, zoals die gelden voor medewerkers van NWO-D en de instituten, maar ook derden-betrokken (subsidieontvangers, referenten, commissieleden, leden adviesorganen, opdrachtnemers etc.). Daartoe is input gevraagd van medewerkers van de domeinen, bedrijfsvoering, SIA, en NRO.

Welke regels gelden er nou in welke situatie en wat kun je doen, in een concreet geval? Daarbij kan de volgende visual je helpen. Bedenk daarbij wel, dat het gezond verstand altijd de basis is. De integriteitsnormen worden in deze regelingen niet altijd letterlijk omschreven, maar liggen er soms in besloten. Meestal voel je zelf wel aan waar de grens van integer handelen wordt overschreden.

Te allen tijde vormt de geldende versie van enige hier genoemde regeling, hoe ook genaamd, onlosmakelijk onderdeel van dit integriteitskader.

6. Voorzieningen op het gebied van integriteit

Onderdeel van het integriteitsbeleid van NWO is onder meer een training Gewenst Gedrag voor medewerkers. Daarnaast zal het bewaken van de organisatorische integriteit tot de taken kunnen behoren van de Compliance Officer. Maar wat zijn uiteindelijk de mogelijke wegen, om te bewandelen in geval van (een vermoeden van) schending van een integriteitsnorm?

• 1. Meldpunt wetenschappelijke integriteit

  NWO heeft een Klachtenregeling Wetenschappelijke Integriteit. Op grond hiervan kan eenieder bij NWO klagen over schending van de wetenschappelijke integriteit, zoals plagiaat, datamanipulatie etc, als een financieringsrelatie met NWO bestaat én als de klacht niet op enige grond aan een commissie wetenschappelijk integriteit van de betrokken instelling kan worden voorgelegd. Klachten worden ingediend bij het Meldpunt Wetenschappelijke Integriteit ([e-mail]), die deze volgens de genoemde klachtenregeling afhandelt. ZonMw is bij dit meldpunt aangesloten.

• 2. Klachtenregeling

  Daarnaast kent NWO een algemene klachtenregeling. Die voorziet in de behandeling van klachten die geen betrekking hebben op wetenschappelijke integriteit, maar – naast een veelheid aan denkbare onderwerpen – wel andersoortige integriteitskwesties kunnen betreffen. Voor dergelijke klachten is er ook een meldpunt ([e-mail]).

• 3. Vertrouwenspersoon

  Iedereen kan te maken krijgen met (seksuele) intimidatie, agressie, geweld, pesten of discriminatie, samen te vatten als “ongewenst gedrag”. Niet elke situatie hoeft tot een klacht te leiden, soms is een oplossing te bereiken middels een gesprek. Soms echter, is het indienen van een klacht het laatste middel. Daarvoor heeft NWO (externe) vertrouwenspersonen, die kunnen bemiddelen, begeleiden en ondersteunen. De vertrouwenspersoon wordt aangesteld op grond van de Gedragscode seksuele intimidatie, agressie, geweld, pesten en discriminatie, die is opgenomen in Uitvoeringsregeling 13 bij de cao.

  Ook persoonlijke morele dilemma’s die niet direct een klacht behelzen, kunnen met de vertrouwens-persoon worden besproken.

  Op grond van de al genoemde UR 13 bij de cao, kan zo nodig ook een formele klacht wegens ongewenst gedrag worden ingediend bij de Raad van Bestuur, die daarop dan beslist na advies van de Adviescommissie Personeelsaangelegenheden.

  De vertrouwenspersonen voor medewerkers van NWO-D zijn Anton de Leeuw en Lillian Vermeulen, werkzaam bij CVP-Plus. Zij zijn bereikbaar via 070-2600032, of [e-mail].

• 4. Klokkenluidersregeling

  NWO gaat er natuurlijk vanuit, dat binnen de organisatie op een verantwoorde en eerlijke manier wordt gewerkt. Het kan echter zijn, dat er zaken niet goed gaan, of zelfs dat sprake is van misstanden. Dan is het belangrijk, dat dat wordt gesignaleerd en veilig kan worden gemeld.

  Als je een misstand vermoedt, kun je daar soms misschien gewoon de collega(‘s) in kwestie op aanspreken, of je vermoeden melden bij je leidinggevende. Voor het geval dat dat niet kan, of niets oplevert, is er ook een klokkenluidersregeling, neergelegd in Uitvoeringsregeling 14. Klokkenluiden is het door een werknemer bekend maken van een (vermoeden van een) misstand, die plaatsvindt onder verantwoordelijkheid van NWO, waarbij het maatschappelijk belang in het geding is. Denk aan een (dreigend) strafbaar feit, gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu. Iedere NWO-medewerker moet op een veilige en effectieve manier onbelemmerd een (vermoeden van een) misstand kunnen melden, zonder te hoeven vrezen voor gevolgen. Deze meldingen kunnen worden gedaan aan een Vertrouwenspersoon Klokkenluiden, waarna de Raad van Bestuur een onderzoek instelt.

  De vertrouwenspersoon Klokkenluidersregeling voor medewerkers van NWO-D is Marco de Vos, bereikbaar via 0521-595247 en per email: [e-mail].

• 5. Melding conform Fraudeprotocol

  Als het over integriteit gaat, is ook het voorkomen en bestrijden van fraude van belang. De afdeling Internal Audit (IA) van NWO adviseert onder andere over de kwaliteit van de interne beheersing van processen binnen NWO en is betrokken bij onderzoek naar vermoedens van fraude.

  Bij vermoedens van fraude, dient acuut te worden gehandeld, volgens de stappen die worden genoemd in het Fraudeprotocol.

1. De Kernwaarden zijn verwoord in de NWO-strategie Verbinden van Wetenschap en Samenleving 2019-2022 ^ [1]
2. Gebaseerd op de Gedragscode Integriteit Rijk ^ [2]