-
Actor: een medewerker die of geformaliseerd collectief van medewerkers dat een activiteit
of een reeks van activiteiten in een bedrijfsproces uitvoert in het kader van de aan
deze medewerker of dit collectief toegekende taak, waarbij informatie wordt ontvangen
of opgemaakt (neerslag);
-
Archief: het geheel van logisch geordende informatie, ontvangen of opgemaakt door een instelling,
persoon of groep personen, dat gebruikt is bij de uitvoering van bedrijfsprocessen
en die bestemd is daaronder te berusten;
-
Archiefbescheiden:
-
• alle informatie door overheidsorganen ontvangen of opgemaakt welke gebruikt is bij
de uitvoering van bedrijfsprocessen en bestemd is daaronder te berusten;
-
• alle informatie, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen
of personen welke gebruikt is bij de uitvoering van bedrijfsprocessen en wier rechten
of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;
-
• alle informatie, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen
of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om
daar te berusten;
-
• reproducties, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde informatie of welke
op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet zijn vervaardigd;
-
Archiefbestanddeel: het geheel van informatie met een bepaald doel in een archief bijeengebracht en bedoeld
om in hun onderlinge samenhang geraadpleegd te kunnen worden;
-
Archiefbewaarplaats: een op grond van de Archiefwet voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats;
-
Archiefvormend onderdeel: een organisatieonderdeel dat bevoegd is te handelen en op grond van de verantwoordelijkheid
voor dat handelen gegevens verzamelt, ontvangt, produceert, verzendt en/of beheert;
-
Archiefvorming: het geheel van activiteiten waarbij informatie wordt opgeslagen in een informatiesysteem,
bedrijfstoepassing of analoog archief;
-
Authenticiteit: de mate waarin van informatie kan worden aangetoond dat het:
-
• is wat het beweert te zijn;
-
• is gecreëerd of verzonden door de persoon of organisatie die beweert het te hebben
gecreëerd of verzonden;
-
• is gecreëerd en verzonden op het (de) tijdstip (tijdstippen) zoals aangegeven in de
informatie;
-
Bedrijfsproces: een logisch gestructureerde keten van activiteiten die door actoren worden uitgevoerd
met als doel een (combinatie van) dienst(en) of product(en) te leveren aan een burger,
bedrijf, de eigen of een andere organisatie;
-
Bedrijfstoepassing: een geautomatiseerd systeem waarmee ten behoeve van bedrijfsprocessen informatie
verzameld, bewerkt, beheerd, geanalyseerd, geïntegreerd en gepresenteerd kan worden;
-
Beheerregime: een verzameling van Rijksbrede normen en (beheer)regels voor het informatiebeheer;
-
Beheerregels: door de Secretaris-generaal, op grond van artikel 14 van het Archiefbesluit, vastgestelde regels voor de regeling en toebedeling van taken en verantwoordelijkheden
voor het beheer van informatie;
-
Betrouwbaarheid: de mate waarin de inhoud van een archief of informatie kan worden beschouwd als een
volledige en nauwkeurige weergave van transacties, activiteiten of feiten en waarop
men zich kan verlaten bij de uitvoering van opvolgende transacties of activiteiten;
-
Bewaartermijn: de termijn die bepaalt hoelang neerslag uit bedrijfsprocessen bewaard moet blijven,
op grond van een vastgesteld selectieDocument;
-
Classificatie: systematische identificatie en ordening van bedrijfsprocessen, activiteiten en/of
informatie in categorieën overeenkomstig logisch gestructureerde conventies, methoden
en procedureregels weergegeven in een classificatiesysteem;
-
Concern OCW: het geheel van archiefvormende onderdelen en informatiebeheerders zoals opgenomen
in het organisatie- en mandaatbesluit OCW, die onder het zorgdragerschap van OCW vallen;
-
Contextgegevens: gegevens die nodig zijn om de inhoudelijke informatie in haar ontstaanscontext te
kunnen vinden, raadplegen, interpreteren, delen en beheren overeenkomstig het vastgestelde
beheerregime;
-
Conversie: het proces van omzetten van informatie van het ene formaat naar het andere formaat;
-
Dossiereigenaar: een medewerker die verantwoordelijk is voor de goede, geordende en toegankelijke
staat van informatie die de neerslag is van een bedrijfsproces;
-
Duurzame toegankelijkheid: de mate waarin de toegankelijkheid, authenticiteit en betrouwbaarheid van informatie
gewaarborgd is gedurende de geldende bewaartermijn;
-
Duurzaamheid: de mate waarin informatie gedurende de geldende bewaartermijn aan de kwaliteitscriteria
blijft voldoen zonder dat noemenswaardige achteruitgang is te constateren;
-
Emulatie: techniek waarmee een computer of toepassingsprogrammatuur zich hetzelfde gedraagt
als één van een oudere generatie;
-
Geautomatiseerd systeem: het geheel van programmatuur en apparatuur;
-
Gegeven: een losstaand feit of symbool zonder betekenis voor de ontvanger of opsteller;
-
Generiek Waarderingsmodel een selectie- en waarderingsinstrument op basis waarvan een selectieDocsssument wordt
vervaardigd;
-
Informatie: een verzameling gegevens die in hun samenhang een bepaalde betekenis hebben voor
OCW als ontvanger dan wel opsteller;
-
Informatiebeheer: het geheel van normen, plannen, procedures, geautomatiseerde en niet-geautomatiseerde
hulpmiddelen en activiteiten waarmee informatie wordt verzameld, bewerkt, opgeslagen,
verwerkt, beschikbaar wordt gesteld en de daarvoor in aanmerking komende informatie
op termijn wordt vernietigd ten behoeve van de ondersteuning van de bedrijfsprocessen
van de organisatie;
-
Informatiebeheerder: degene die is belast met het informatiebeheer;
-
Informatiebeherend onderdeel: een dienstonderdeel binnen concern OCW dat als taak heeft werkzaamheden met betrekking
tot het informatiebeheer te ondersteunen en deels uit te voeren;
-
Informatiebeheersysteem het geheel van mensen, methoden, procedures, gegevensverzamelingen, programmatuur,
apparatuur, voorzieningen en andere middelen, bestemd tot het beheer van informatie;
-
Informatiesysteem: een systeem waarmee ten behoeve van de ondersteuning van bedrijfsprocessen informatie
wordt geregistreerd, ontsloten, opgeslagen, door de tijd heen beschikbaar wordt gesteld
en waaruit de daarvoor in aanmerking komende informatie op termijn wordt vernietigd;
-
Interpreteerbaar: informatie is interpreteerbaar als zij leesbaar is en als de contextgegevens en de
gebruikte taal bekend zijn;
-
Keten OCW: Aaneenschakeling van bedrijfsprocessen in de context van beleid, uitvoering en toezicht
van concern OCW;
-
Leesbaar: de mate waarin van gegevens, de opslagtechniek (drager, formaat) en het schrift bekend
zijn, waardoor zij op een voor de mens natuurlijke manier kan worden waargenomen en
geïnterpreteerd;
-
Metadata: gegevens die context, inhoud en structuur van informatie en hun beheer door de tijd
heen beschrijven;
-
Migratie: het overzetten van informatie en toepassingsprogrammatuur van het ene systeem en/of
platform naar het andere, met behoud van authenticiteit, integriteit, betrouwbaarheid
en bruikbaarheid;
-
Neerslag: ontvangen of opgemaakte informatie welke gebruikt is bij de uitvoering van bedrijfsprocessen;
-
Ordening: het rangschikken van informatie binnen een archief overeenkomstig een vastgestelde
systematiek (ordeningsplan);
-
Ordeningsplan: een actuele en complete beschrijving waarin de taak of taken en daarbij horende bedrijfsprocessen
van een organisatie zijn opgenomen en die de basis vormt voor de logische indeling
ende rangschikking van een voor die organisatie te vormen archief;
-
Overbrenging: het in eigendom en beheer overdragen van daarvoor in aanmerking komende archieven
aan een archiefbewaarplaats;
-
Proceseigenaar: de verantwoordelijke voor het (laten) ontwerpen en implementeren van bedrijfsprocessen
en het monitoren van de resultaten van deze bedrijfsprocessen1;
-
Selectie: het op grond van een vastgesteld selectieDocssument bepalen van de bewaar- en vernietigings-termijnen
van in een archief opgeslagen informatie;
-
SelectieDocument: een formeel vastgesteld document met selectiebeslissingen op grond waarvan een informatiebeheerder
daadwerkelijk vernietiging of overbrenging naar een andere bewaarplaats kan uitvoeren;
-
Substitutie: zie Vervanging;
-
Taak: het geheel van samenhangende bedrijfsprocessen van concern OCW dat zijn grondslag
vindt in onder andere wet- en regelgeving en algemene bestuursopdrachten;
-
Toegankelijkheid: de mate waarin een archief of informatie lokaliseerbaar, terugvindbaar, leesbaar
en interpreteerbaar is voor daartoe bevoegde personen of systemen;
-
Vervanging: het vervangen van analoge informatie door digitale reproducties daarvan, teneinde
de aldus vervangen analoge informatie te vernietigen;
-
Vernietiging: het zodanig bewerken van informatie dat deze nadien niet meer te reconstrueren is;
-
Vervreemding: het overdragen van de zorg en het beheer van informatie aan een andere zorgdrager
of civielrechtelijke partij;
-
Zorg: de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het nakomen van de in de Archiefwet opgenomen verplichting de onder de zorgdrager berustende informatie in goede, geordende
en toegankelijke staat te brengen, te bewaren en om de daarvoor in aanmerking komende
informatie op termijn te vernietigen;
-
Zorgdrager: degene die bij of krachtens de Archiefwet belast is met de zorg voor de informatie van concern OCW.