Inleiding
Archiefbescheiden kunnen verschillende functies vervullen. Overheidsorganen kunnen
archiefbescheiden opmaken of gebruiken voor de bedrijfsvoering, om zichzelf te verantwoorden
of een ander ter verantwoording te roepen en als bewijsmiddel.
Voor burgers is het belang van archiefbescheiden gelegen in het streven naar democratische
controle (de burger moet de overheid ter verantwoording kunnen roepen), in de mogelijke
functie van archiefbescheiden als bewijsmiddel en in het feit dat archiefbescheiden
deel uitmaken van het cultureel erfgoed en voor historisch onderzoek van belang zijn.
Vanuit het bedrijfsvoerings- en verantwoordingsbelang van archiefbescheiden geredeneerd,
kan elk archiefstuk vernietigd worden op het moment dat het voor het archiefvormend
orgaan niet meer nuttig is. Het historisch belang van bepaalde bescheiden kan echter
van blijvende aard zijn. Om dat belang te beschermen schrijft de Archiefwet 1995 aan de Nederlandse overheidsorganen voor dat zij archiefbescheiden slechts mogen
vernietigen op grond van een officieel vastgestelde selectielijst. Het Archiefbesluit 1995 geeft uitvoerige regels om de zorgvuldigheid bij de totstandkoming van de lijsten
te waarborgen.
Een Basisselectiedocument (BSD) is de verantwoording van het bewaar- en vernietigingsbeleid
van archiefbescheiden door de organisatie, alsmede het wettelijk voorgeschreven instrument
voor de selectie in de rijks- en provinciale archieven. In het BSD is aan iedere handeling
een waardering gegeven voor bewaring of vernietiging van de bescheiden die betrekking
hebben op die handeling. Alvorens de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen
het BSD vaststelt, hoort deze de Raad voor Cultuur. Na vaststelling van het BSD kan
de procedure voor enerzijds de overbrenging van de bescheiden naar het Nationaal Archief
en anderzijds de vernietiging van de bescheiden worden uitgevoerd. Het BSD bestaat
uit een korte beschrijving van het beleidsterrein en de actoren, een verantwoording
van de doelstelling van de selectie en de gehanteerde selectiecriteria en de lijst
van gewaardeerde handelingen, voorafgegaan door een toelichting op de lijst.
Een BSD kan niet los gezien worden van het daaraan ten grondslag liggende rapport
institutioneel onderzoek (RIO). In een RIO wordt van een bepaald beleidsterrein de
context beschreven samen met de handelingen van de actoren die binnen het beleidsterrein
actief zijn. Een actor is een (overheids)orgaan dat verantwoordelijk is voor bepaalde
handelingen. Alle handelingen van een bepaalde actor worden in het RIO beschreven
in een logische samenhang met de handelingen van de andere actoren binnen het beleidsterrein.
De context en de logische samenhang bieden de mogelijkheid om tot een zo verantwoord
mogelijke selectie van handelingen te komen.
In een BSD zijn de handelingen primair geordend op actor. Hierdoor staan alle handelingen
van een actor op een bepaald beleidsterrein bij elkaar. Voor deze herordening is gekozen
om voor organen bruikbare selectiedocumenten te kunnen maken.
Het BSD geldt als de selectielijst zoals bedoeld in artikel 5, lid 1, van de Archiefwet 1995 (Stb. 276). De procedure tot vaststelling van een BSD is als volgt:
-
a. Het concept-BSD wordt besproken in het zogenaamde driehoeksoverleg. Deelnemers hieraan
zijn vertegenwoordigers (deskundigen) van actoren op het beleidsterrein, een vertegenwoordiger
namens de zorgdrager in verband met het archiefbeheer en een vertegenwoordiger namens
de Rijksarchiefdienst. Tijdens dit overleg wordt rekening gehouden met het administratieve
belang, het belang van de recht- en bewijszoekende burger en het historisch belang
van de archiefbescheiden met betrekking tot het beleidsterrein.
-
b. Het concept-BSD wordt, tezamen met het verslag van het driehoeksoverleg, ter vaststelling
ingediend bij de minister waaronder Cultuur ressorteert.
-
c. Het concept-BSD ligt gedurende een periode van 8 weken ter inzage.
-
d. De minister waaronder Cultuur ressorteert hoort de Raad voor Cultuur.
-
e. De minister waaronder Cultuur ressorteert en de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke
Ordening en Milieubeheer stellen het BSD vast.
-
f. De beschikking tot vaststelling van het BSD wordt gepubliceerd in de Staatscourant.
Dit BSD Monumentenzorg voor de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening
en Milieubeheer is gebaseerd op het rapport institutioneel onderzoek: F. van der Doe,
H. Spijkerman, Van Monumentale waarde. Een institutioneel onderzoek naar de rijksoverheidsbemoeienis
met monumentenzorg, 1945–1990 PIVOT-rapport nr. 33 (Den Haag 1996).
Het BSD Monumentenzorg is een officiële selectielijst. Het heeft tot doel voor de
Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer als zorgdrager
aan te geven of neerslag voortvloeiend uit enkele handelingen zoals beschreven in
het RIO Van monumentale waarde voor blijvende bewaring in aanmerking komt of vernietigd
kan worden.
Onder neerslag wordt verstaan: alle gegevens voortvloeiend uit een handeling, onafhankelijk
van de drager van die gegevens zoals papier, films, tapes of floppy’s, etc.
Het Beleidsterrein Monumentenzorg 1945–1990
De belangrijkste doelstelling van de rijksoverheid op het beleidsterrein monumentenzorg
is het behoud van cultureel erfgoed, i.c. monumentale objecten, oude dorpskernen en
stadsgezichten. De Monumentenwetten van 1961 en 1988 maken de bescherming van monumenten,
stads- en dorpsgezichten mogelijk. Deze wetten kennen bij de bescherming van stads-
en dorpsgezichten ook enige bevoegdheden toe aan de Minister van Volkshuisvesting,
Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer, namelijk het aanwijzen van beschermde stads-
en dorpsgezichten, waarop bepaalde regels van monumentenbescherming van toepassing
zijn.
Voor de uitvoering van deze regels zijn gemeenten, provincies en rijksdiensten, belast
met monumentenzorg verantwoordelijk.
Reikwijdte van het BSD
Dit BSD Monumentenzorg behandelt de periode 1945–1990.
In dit BSD zijn handelingen opgenomen van de volgende actoren:
-
– de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer;
-
– Rijksplanologische Commissie (RPC)
De Minister van VROM is zorgdrager in de zin van de Archiefwet voor de actor RPC.
Doelstelling van de selectie
De doelstelling van het Nationaal Archief bij de selectie van overheidsarchieven is
dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden
gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn
om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid
ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke
gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven.
Selectiecriteria
Selecteren is het aanmerken van de neerslag van een handeling voor bewaren of vernietigen.
Als de neerslag aangewezen wordt ter bewaring, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht
de vorm waaruit zij bestaat, voor eeuwig bewaard moet worden. De bewaarplaats waar
deze neerslag na het verlopen van de wettelijke overbrengingstermijn van twintig jaar
moet worden overgebracht, is het Nationaal Archief. Bij de handeling in dit BSD staat
in dit geval bij waardering een B (van bewaren).
Als de neerslag van een handeling wordt aangewezen ter vernietiging, wil dat zeggen
dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, na verloop van de in het
BSD vastgestelde termijn kan worden vernietigd. De vernietigingstermijn is een minimumeis:
stukken mogen niet eerder dan na het verstrijken van die termijn worden vernietigd
door de voor het beheer verantwoordelijke dienst. De duur van de vernietigingstermijn
wordt bepaald door de administratieve belangen en de belangen van de burgers, enerzijds
ten behoeve van het adequaat uitvoeren van de overheidsadministratie en de verantwoordingsplicht
van de overheid en anderzijds voor de recht- en bewijszoekende burger. Bij de handeling
in dit BSD staat in dit geval bij waardering een V (van vernietigen).
Om de selectiedoelstelling te bereiken worden de handelingen in het BSD gewaardeerd
aan de hand van de onderstaande algemene selectiecriteria. Deze criteria zijn in 1997
door het Convent van Rijksarchivarissen vastgesteld en geaccordeerd door PC DIN en
KNHG.
1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen.
Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren
van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen
van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling
van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.
2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen.
Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces
of de effecten van beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals
bij terugkoppeling van beleid.
3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan
andere actoren.
Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere
actoren of ter publicatie.
4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met
beleid op hoofdlijnen.
Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties
of onderdelen daarvan.
5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen
plaatsvindt.
Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen
doeleinden te bereiken.
6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct
zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden
bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten.
Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of
wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.
Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende
personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van
vernietiging worden uitgezonderd.
Verslag vaststellingsprocedure
Op 30 juni 2004 is het ontwerp-BSD door het Ministerie van Volksgezondheid, Ruimtelijke
Ordening en Milieubeheer aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze
het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde
driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat
tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 3 januari 2005 lag de selectielijst
gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal
Archief evenals in de bibliotheken van het Ministerie van Volksgezondheid, Ruimtelijke
Ordening en Milieubeheer, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie/regionaal
historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.
Op 28 april 2005 bracht de RvC advies uit (arc-2005.02131/3), hetwelk geen aanleiding
heeft gegeven tot wijziging van de ontwerp-selectielijst.
Daarop werd het BSD op 31 mei 2005 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris
van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, en de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke
Ordening en Milieubeheer vastgesteld [C/S&A/05/1143].
