Regeling RHC Drents Archief
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de raad en het college
van burgemeester en wethouders van de gemeente Assen,
tot het treffen van de navolgende gemeenschappelijke regeling tot de instelling van
een openbaar lichaam met rechtspersoonlijkheid dat de archiefbescheiden en collecties
beheert die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Drenthe en de
archiefbewaarplaats van de gemeente Assen.
Hoofdstuk II. Instelling, doel en beleid van het openbaar lichaam RHC Drents Archief
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
Artikel 2
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
1. Er is een openbaar lichaam, RHC Drents Archief, dat gevestigd is in Assen.
2. Het RHC Drents Archief is ingesteld met het doel de belangen van de minister en
de gemeente bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden en collecties
die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Drenthe en de archiefbewaarplaats
van de gemeente, in gezamenlijkheid te behartigen.
3. Aan het RHC Drents Archief zijn daartoe de navolgende werkzaamheden, taken en bevoegdheden
van de minister en de gemeente opgedragen:
-
a. de beheerstaken, te onderscheiden in het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden
die berusten in de in het tweede lid genoemde archiefbewaarplaatsen;
-
b. de taken en bevoegdheden, bedoeld in de artikelen 15, derde lid, 16, tweede lid, 17, 18, 20, 26, tweede lid, 31 en 32 van de Archiefwet 1995, met uitzondering van artikel 32, tweede lid, eerste volzin, voor zover het betreft de bevoegdheid van burgemeester en wethouders om bevelen
te geven, en van artikel 32, tweede lid, tweede volzin, van die wet;
-
c. het adviseren en het doen van voorstellen aan de minister en de gemeente over de taken
en bevoegdheden, die door de minister of de gemeente worden uitgevoerd ingevolge de
artikelen 5, 6, 7, 8, 12, 13, 15, eerste en tweede lid, 30 en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995;
-
d. het verrichten van door de minister of de gemeente opgedragen andere taken die verband
houden met de behartiging van de belangen, bedoeld in het tweede lid.
4. Het RHC Drents Archief voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het
tweede lid, het archiefbeleid en het cultuurbeleid van de minister en de gemeente
mede uit.
5. De minister en de gemeente kunnen gezamenlijk algemene aanwijzingen geven omtrent
de wijze waarop het RHC Drents Archief de belangen, bedoeld in het tweede lid, behartigt.
6. De minister en de raad van de gemeente dragen er zorg voor dat het openbaar lichaam
te allen tijde beschikt over voldoende middelen om aan zijn verplichtingen te voldoen.
Dit met inachtneming van artikel 16, achtste lid.
Hoofdstuk III. Het algemeen bestuur
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
Artikel 4
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
1. Het algemeen bestuur bestaat uit vier leden.
2. De minister wijst twee leden aan.
3. De raad van de gemeente, de voorzitter inbegrepen, wijst uit zijn midden of uit
de kring van wethouders twee leden aan.
4. Het lidmaatschap van het algemeen bestuur eindigt op het tijdstip waarop de zittingsperiode
van de gemeenteraad afloopt.
5. Het lidmaatschap van de leden die door de raad van de gemeente zijn aangewezen,
eindigt tevens bij beëindiging van het lidmaatschap van die leden van de raad of het
college van B&W waaruit het lid is aangewezen.
6. Een persoon waarvan het lidmaatschap ingevolge het vierde lid is geëindigd, kan
opnieuw worden aangewezen.
7. De raad van de gemeente beslist uiterlijk in de tweede vergadering van elke zittingsperiode
van de raad over de aanwijzing, bedoeld in het derde lid.
8. Indien tussentijds een zetel van een lid van het algemeen bestuur vacant komt,
wijzen de betrokken minister of de raad van de gemeente zo spoedig mogelijk een nieuw
lid aan.
9. Een lid van het algemeen bestuur dat zijn lidmaatschap ter beschikking heeft gesteld,
blijft in functie totdat een nieuw lid is aangewezen.
10. Bij het bestaan van één of meer vacatures blijven de resterende bestuursleden
bevoegd besluiten te nemen.
Artikel 5
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
1. Het algemeen bestuur wijst een van de leden die door de minister zijn aangewezen
aan als voorzitter van het bestuur van het RHC Drents Archief.
2. Het algemeen bestuur regelt de vervanging van de voorzitter.
Hoofdstuk IV. De taken en bevoegdheden van het algemeen bestuur
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
Artikel 6
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
1. Aan het algemeen bestuur behoren ter uitvoering van de aan het RHC Drents Archief
toegekende taak alle bevoegdheden die niet aan een ander orgaan zijn opgedragen.
2. Aan het algemeen bestuur worden de volgende taken en bevoegdheden toegekend:
3. Het algemeen bestuur kan de directeur, bedoeld in artikel 29, tot rijksarchivaris
in de provincie Drenthe en tot gemeentearchivaris van Assen benoemen.
4. Aan de bevoegdheden van het algemeen bestuur worden geen beperkingen opgelegd ingevolge
artikel 31 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, mits het totaal van de aangegane verplichtingen binnen de goedgekeurde begroting
valt. Voor het aangaan van verplichtingen door het algemeen bestuur buiten de goedgekeurde
begroting wordt vooraf toestemming gevraagd aan de minister en de raad van de gemeente,
ingevolge de artikelen 18 en 19 van deze regeling.
Artikel 7
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
Het algemeen bestuur verstrekt zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de minister,
de raad en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente de door hen
gevraagde inlichtingen.
Artikel 8
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
1. Een lid van het algemeen bestuur verstrekt aan de minister die hem heeft aangewezen
zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door de minister gevraagde
inlichtingen.
2. Een lid van het algemeen bestuur verstrekt aan de raad van de gemeente zo spoedig
mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door een of meer leden van die raad
in een vergadering van die raad dan wel schriftelijk aan dat lid gevraagde inlichtingen.
Artikel 9
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
De minister en de raad van de gemeente kunnen een door hen aangewezen lid van het
algemeen bestuur, dat hun vertrouwen niet meer geniet, ontslag verlenen.
Hoofdstuk X. Financiële bepalingen
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
Artikel 16
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
1. De voor de uitvoering van deze regeling ter beschikking te stellen middelen worden
verschaft door de minister en de raad van de gemeente, door het verstrekken van jaarlijkse
bijdragen, op basis van een goedgekeurde begroting. Bij de aanvang van het RHC Drents
Archief luiden de bijdragen zoals vastgesteld in de bijlage bij de regeling.
2. De bijdrage van de minister kan jaarlijks worden aangepast in verband met de ontwikkeling
van lonen of prijzen met een percentage, zoals dit in voorkomend geval door de minister
in de loop van het begrotingsjaar voor het geheel van zijn bijdrage wordt vastgesteld.
De gemeente volgt in deze de minister in de aanpassing van haar bijdrage.
3. Het RHC Drents Archief kan bij de vaststelling van de begroting een percentage
opnemen als voorlopige raming van het door de minister en de gemeente vast te stellen
percentage als bedoeld in het tweede lid.
4. Bij de start van het RHC Drents Archief en voor de uitvoering van deze regeling
kunnen door de verschillende partners vermogensbestanddelen worden ingebracht waarover
nadere afspraken gemaakt worden.
5. De minister en de raad van de gemeente kunnen gezamenlijk de te verstrekken bijdragen
wijzigen in relatie tot de taken van het RHC Drents Archief.
6. De huurovereenkomst binnen de staat (Rijksarchiefdienst-Rijksgebouwendienst) zal
met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze regeling worden omgezet in een
huurovereenkomst tussen de Rijksgebouwendienst en het RHC Drents Archief. Voor zo
ver mogelijk worden de voorwaarden uit de aanvankelijke huurovereenkomst gerespecteerd
en overgenomen in de vervangende huurovereenkomst.
7. De bijdrage wordt verleend onder de voorwaarden, bedoeld in artikel 4:34, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht.
8. Indien de minister of de gemeente een bijzondere taak opdraagt als bedoeld in artikel
2, derde lid, onderdeel d, waarvan de kosten niet zijn op te vangen in de begroting,
wordt daarvoor door de opdrachtgever in aanvulling op de jaarlijkse bijdrage een tevoren
overeengekomen vergoeding betaald.
Artikel 17
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
1. Het dagelijks bestuur stelt eenmaal per vier jaar een vierjarig beleidsplan en
een meerjarenbegroting op.
2. Een periode van vier jaren als bedoeld in het eerste lid valt samen met de periode
van een cultuurnota als bedoeld in artikel 3 van de Wet op het specifiek cultuurbeleid.
3. Het dagelijks bestuur zendt het ontwerpbeleidsplan en de ontwerpmeerjarenbegroting
aan het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur stelt ze vast. Dertien maanden voorafgaand
aan de periode waarop het beleidsplan en de meerjarenbegroting betrekking hebben,
worden deze toegezonden aan de minister en de raad van de gemeente.
4. De minister en de gemeente maken, binnen twee maanden na ontvangst van de in het
derde lid genoemde stukken, gezamenlijk afspraken met het RHC Drents Archief over
te behalen resultaten voor de komende vier jaren.
Artikel 18
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
1. Het dagelijks bestuur stelt jaarlijks vóór 1 mei een ontwerpbegroting en een toelichting
op voor het volgende kalenderjaar, een en ander met inachtneming van het archiefbeleid
en het cultuurbeleid, bedoeld in artikel 2, vierde lid, de algemene aanwijzingen,
bedoeld in artikel 2, vijfde lid en met inachtneming van de afspraken, bedoeld in
artikel 17, vierde lid.
2. In de toelichting worden de aard en de omvang van de voorgenomen activiteiten beschreven.
Daarbij wordt aangegeven welke belangen en resultaten het RHC Drents Archief met de
activiteiten nastreeft, op welke wijze de activiteiten zullen worden uitgevoerd en
voor welke doelgroepen zij zijn bestemd.
3. De begroting geeft inzicht in de baten en lasten van de afzonderlijke activiteiten
van dat jaar. De begroting is voorzien van een postgewijze toelichting.
4. Het dagelijks bestuur zendt de ontwerpbegroting met toelichting onverwijld toe
aan het algemeen bestuur, de minister en de raad van de gemeente.
5. De ontwerpbegroting met toelichting wordt door de zorg van de minister en de gemeente
voor een ieder ter inzage gelegd en, tegen betaling van kosten, algemeen verkrijgbaar
gesteld.
6. De minister en de raad van de gemeente kunnen het dagelijks bestuur voor 1 juni
van hun gevoelen omtrent de ontwerpbegroting en toelichting doen blijken.
7. Het algemeen bestuur stelt de begroting met toelichting vast uiterlijk 1 juli van
het jaar, voorafgaande aan dat waarvoor de begroting moet dienen.
8. Terstond na de vaststelling wordt aan de minister en de raad van de gemeente de
begroting ter goedkeuring toegezonden.
Artikel 19
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
Met betrekking tot wijzigingen van de begroting is artikel 18 zo veel mogelijk van
overeenkomstige toepassing.
Artikel 20
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
1. De minister en de gemeente voldoen de verschuldigde bijdrage bij wijze van voorschot
in twaalf maandelijkse termijnen.
2. In afwijking van het eerste lid kunnen de minister en de gemeente de bijdragen
bij wijze van voorschot voldoen in door hen nader te bepalen termijnen.
Artikel 21
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
1. Het algemeen bestuur brengt jaarlijks aan de minister en de raad van de gemeente
voor 1 april een financieel verslag uit, dat vergezeld gaat van een verklaring omtrent
de getrouwheid en de rechtmatigheid, afgegeven door een accountant als bedoeld in
artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.
2. Het algemeen bestuur draagt er zorg voor dat medewerking wordt verleend aan door
of namens de accountant(s) van de minister en de gemeente in te stellen onderzoeken
naar de door de accountant, bedoeld in het eerste lid, verrichte (controle)werkzaamheden.
3. Het algemeen bestuur brengt jaarlijks aan de minister en de raad van de gemeente
voor 1 april een inhoudelijk verslag uit van de werkzaamheden, het gevoerde beleid
in het algemeen en de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden en
werkwijze in het bijzonder in het afgelopen kalenderjaar.
4. Het algemeen bestuur stelt de in het eerste en derde lid bedoelde stukken algemeen
verkrijgbaar.
Artikel 22
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
1. Een batig saldo kan worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve.
De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de minister
en de raad van de gemeente. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de
reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdrage uitgekeerd aan de minister
en de gemeente.
2. De reserve in enig jaar bedraagt niet meer dan tien procent van de gezamenlijke
bijdragen van de minister en de gemeente van dat jaar tenzij de minister en de raad
van de gemeente gezamenlijk een ander percentage vaststellen.
Artikel 23
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
Na ontvangst van het financieel verslag en het jaarverslag stellen de minister en
de raad van de gemeente de definitieve bijdragen vast. Zij delen dit mede aan het
RHC Drents Archief.
Artikel 24
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
1. Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de organisatie van de
financiële administratie en van het kasbeheer en de boekhouding van het RHC Drents
Archief. Deze regels behoeven de goedkeuring van de minister en de gemeente. Bij deze
regels wordt bepaald welke ambtenaren van het RHC Drents Archief met het doen van
ontvangsten en betalingen worden belast.
2. Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de controle op de financiële
administratie en het kasbeheer. Deze regels behoeven de goedkeuring van de minister
en de gemeente.
Artikel 25
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
De minister en de gemeente kunnen gezamenlijk nadere regels stellen over het financieel
en materieel beheer, over de inrichting van de begroting, het financieel verslag,
jaarverslag en aandachtspunten voor de accountantscontrole.
Hoofdstuk XIII. De directeur en het overige personeel
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
Artikel 29
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
1. Het algemeen bestuur beslist omtrent benoeming, schorsing en ontslag van de directeur
van het RHC Drents Archief.
2. Het dagelijks bestuur maakt voor de benoeming van de directeur een voordracht op.
Artikel 30
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
1. De directeur is belast met de uitvoering van de werkzaamheden, taken en bevoegdheden
van het RHC Drents Archief die voortvloeien uit de behartiging van de belangen, bedoeld
in artikel 2, derde lid, voor zover die uitvoering niet is opgedragen aan het algemeen
bestuur, dagelijks bestuur of de voorzitter.
2. Het algemeen bestuur stelt voor de directeur een instructie vast.
3. Het dagelijks bestuur regelt de vervanging van de directeur.
Artikel 31
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
1. De directeur staat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter
bij de uitoefening van hun taak terzijde. Hij is in de vergaderingen van het algemeen
en dagelijks bestuur aanwezig en heeft daarin een adviserende stem.
2. Met inachtneming van artikel 14, derde lid, worden alle stukken, die van het algemeen
of het dagelijks bestuur uitgaan door de directeur mede ondertekend.
Artikel 32
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
Het overige personeel wordt in dienst genomen, geschorst of ontslagen door het dagelijks
bestuur. Het dagelijks bestuur is bevoegd deze bevoegdheden aan de directeur te mandateren.
Artikel 33
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
De rechtspositie- en arbeidsvoorwaardenregeling van het rijk zoals deze thans luidt
en in de toekomst na wijziging zal luiden, is op het personeel van overeenkomstige
toepassing, tenzij het algemeen bestuur van het RHC Drents Archief een op onderdelen
anders luidende regeling vaststelt. Een dergelijke afwijkende regeling behoeft de
instemming van de regionale vakbondsbestuurders.
Hoofdstuk XIV. Toetreding, uittreding, wijziging en opheffing
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
Artikel 34
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
Toetreding tot de regeling kan geschieden bij een daartoe strekkend gezamenlijk besluit
van de minister, de raad en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente
alsmede de toe te treden bestuursorganen of rechtspersonen.
Artikel 35
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
1. Uittreding uit de regeling kan geschieden door toezending van een daartoe strekkend
besluit van de minister, de raad en het college van burgemeester en wethouders van
de gemeente.
2. Het algemeen bestuur regelt de gevolgen van de uittreding. De uittreding gaat in
op de eerste dag van het jaar volgend op dat waarin door de zorg van het dagelijks
bestuur de bekendmaking van de uittreding in de Nederlandse Staatscourant is geschied.
3. De kosten van uittreding komen voor rekening van de uittredende partij.
Artikel 36
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
Deze regeling kan worden gewijzigd bij gezamenlijk besluit van de minister, de raad
en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente.
Artikel 37
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
Deze regeling kan worden opgeheven bij gezamenlijk besluit van de minister, de raad
en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente. Het algemeen bestuur
stelt een liquidatieplan op dat voorziet in de verplichting van de minister, de raad
van de gemeente om alle rechten en plichten van het openbaar lichaam over de deelnemers
te verdelen op een in het plan te bepalen wijze.
Deze regeling zal met de toelichting door de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur
en Wetenschap in de Staatscourant worden geplaatst.
M.C. van der Laan
Toelichting bij de Regeling RHC Drents Archief
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
Algemeen
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
De staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap heeft in de brief van 7 februari
2000 aan de voorzitter van de Tweede Kamer (Kamerstuk 1999–2000, 26591, nr. 13) aangegeven
de samenwerking tussen archieven onderling en archieven en andere culturele instellingen
te willen bevorderen. Concreet wordt gestreefd naar de vorming van regionale historische
centra waar onder meer rijksarchieven in opgaan en die een brede cultuurhistorische
publieksfunctie dienen te vervullen. De integratie moet de efficiency en effectiviteit
van het archiefbeheer ten goede komen. Enerzijds zal één archiefdienst – in plaats
van twee afzonderlijke diensten – tot een minder kostbare bedrijfsvoering leiden zodat
er middelen voor effectiever beheer vrijkomen. Anderzijds komen door integratie de
specifieke deskundigheden die bij de verschillende integrerende diensten aanwezig
zijn, ook voor de partners beschikbaar. Op deze manier zal het publiek beter toegang
krijgen tot het archiefmateriaal en worden de mogelijkheden vergroot nieuwe publieksgroepen
in contact te brengen met de historische informatie uit de archieven.
Het beheer van archiefbescheiden vindt normaliter plaats door de verschillende overheden
zelf op grond van de Archiefwet 1995. Die wet bepaalt welke taken de verschillende overheden op het gebied van het archiefbeheer
moeten uitvoeren en welke bevoegdheden hen daarvoor ten dienste staan. Uit onderzoek
naar de mogelijke bestuursvormen voor de beoogde samenwerking blijkt dat er thans
voor samenwerking mede ter uitvoering van een publiekrechtelijke taak op grond van
de Archiefwet 1995 slechts één bestuursvorm voor de samenwerking geschikt is, namelijk een gemeenschappelijke
regeling in het kader van de Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna te noemen: WGR). Voor het in gezamenlijkheid beheren van de archiefbescheiden
is daarom een gemeenschappelijke regeling getroffen onder de naam RHC Drents Archief.
Het betreft een regeling die gebaseerd is op de artikelen 96 en 97 van de WGR waarbij tevens gebruik is gemaakt van de bevoegdheid die artikel 8 van de WGR verleent om bij een gemeenschappelijke regeling een openbaar lichaam met eigen rechtspersoonlijkheid
in het leven te roepen.
Bij de keuze voor de WGR om de integratie vorm te geven, is voldaan aan een aantal randvoorwaarden. De belangrijkste
daarvan is het behoud van de in de Archiefwet 1995 neergelegde verantwoordelijkheid van de betrokken overheden voor de zorg voor de
eigen archiefbescheiden. In beginsel betreft de integratie het beheer. Daarnaast is
voldaan aan de randvoorwaarde dat er voldoende sturingsinstrumenten moeten zijn om
het beleid dat de verschillende betrokken overheden (zorgdragers) voor het archiefbeheer
wenselijk achten binnen de samenwerking tot uitvoering te brengen.
Op de (belangrijke) randvoorwaarde dat de verantwoordelijkheid van de betrokken overheden
voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden behouden moet blijven (met de term zorg
heeft de Archiefwet 1995 de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de eigen archiefbescheiden voor ogen) worden
enkele uitzonderingen gemaakt in die zin dat enkele taken en bevoegdheden die de Archiefwet 1995 aan de zorgdragers toekent, aan het RHC Drents Archief worden overgedragen. Het betreft:
Naast de beheerstaken en enkele zorgtaken zal het RHC Drents Archief een adviserende
en voorbereidende rol vervullen ten aanzien van de zorgtaken die de Archiefwet 1995 in handen van de zorgdrager legt. In artikel 2, derde lid, onderdeel c, zijn die
taken opgesomd. Het gaat dan bijvoorbeeld om taken en bevoegdheden met betrekking
tot het ontwerpen van selectielijsten, het beslissen omtrent vervanging en vervreemding
van archiefbescheiden en het vaststellen van een gemeentelijke archiefverordening.
Bestuur en personeel
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
Het bestuur van het RHC Drents Archief zal ingevolge de WGR bestaan uit een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur en een voorzitter, waarbij
het dagelijks bestuur bestaat uit dezelfde personen als het algemeen bestuur. De leden
worden benoemd door de betrokken partners. Het aantal leden dat elke partner benoemt,
is in de eerste plaats gekozen op basis van de financiële en personele inbreng van
de desbetreffende partner in het RHC Drents Archief. Daarnaast is gekeken naar het
belang van het draagvlak bij de verschillende partners.
De partners hebben voorkeur voor een klein en slagvaardig bestuur. Het algemeen bestuur
van het RHC Drents Archief zal uit vier leden bestaan. Volgens artikel 4, tweede lid,
wijst de minister hierbij twee leden aan. De gemeente wijst eveneens twee leden aan.
Het algemeen bestuur wijst een van de door de minister aangewezen leden aan als voorzitter.
Naast het algemeen en dagelijks bestuur en de voorzitter, heeft het RHC Drents Archief
een aantal personeelsleden waaronder een directeur. De directeur zal worden benoemd,
geschorst en ontslagen door het algemeen bestuur, de overige personeelsleden door
het dagelijks bestuur dat die taak overigens kan mandateren aan de directeur. De rechtspositieregeling
van het rijk is op de directeur en het overige personeel van overeenkomstige toepassing.
Provinciale betrokkenheid
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
Gedeputeerde staten oefenen ingevolge artikel 33 van de Archiefwet 1995 het toezicht uit op de wijze waarop burgemeester en wethouders de hen opgedragen
zorg voor de gemeentelijke archieven inhoudt geven. Ook hebben gedeputeerde staten
op grond van artikel 29 van de Archiefwet 1995 de bevoegdheid om de minister voorstellen te doen inzake het beheer van de naar het
RHC Drents Archief overgebrachte provinciale archiefbescheiden.
De instelling van de onderhavige gemeenschappelijke regeling laat genoemde toezichthoudende
taak en de bevoegdheid om voorstellen te doen onverlet.
Algemene aanwijzingen, openbaarheid en ombudsman
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
Binnen de rijksoverheid wordt nog al eens gebruik gemaakt van Algemene aanwijzingen
voor de Rijksoverheid die door de minister-president worden vastgesteld. Als voorbeeld
wordt genoemd de aanwijzingen ten aanzien van markt en overheid. Dergelijke aanwijzingen
gelden ook voor de Rijksarchiefdienst en daarmee voor de archiefbewaarplaatsen in
de provincie. Door het instellen van een openbaar lichaam zoals het RHC Drents Archief,
zijn dergelijke algemene aanwijzingen niet meer rechtstreeks van toepassing op het
RHC Drents Archief. Er zijn evenwel geen redenen waarom dergelijke aanwijzingen niet
meer zouden moeten gelden in geval van een samenwerkingsverband. Daarom is de mogelijkheid
in artikel 2, vijfde lid, geopend voor de partners gezamenlijk om dergelijke aanwijzingen
van algemene aard aan het RHC Drents Archief te geven. De partijen zullen een dergelijke
aanwijzing voor markt en overheid geven.
In dit verband wordt nog opgemerkt dat de partners beogen een externe klachtvoorziening
in het leven te roepen bij de Nationale ombudsman op grond van de Wet Nationale ombudsman. De partners gaan ervan uit dat de Wet openbaarheid van bestuur van toepassing is
op het RHC Drents Archief.
Financiering
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
De kosten voor het RHC Drents Archief worden gedragen door de partners. Zie de bij
de regeling behorende bijlage.
Het sturingsmodel
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
De participanten in het openbaar lichaam benoemen ieder een aantal bestuursleden.
De partners kunnen de ‘eigen’ bestuursleden ontslaan en zij kunnen de ‘eigen’ bestuursleden
aanwijzingen geven hoe te handelen in het bestuur. Ook kunnen de partners, zoals hiervoor
besproken, volgens artikel 2, vijfde lid, gezamenlijk aanwijzingen geven. De leden
van het bestuur opereren ‘at arms length’. Het bestuur blijft echter zelf verantwoordelijk
voor de besluitvorming. Het beslist bij meerderheid van stemmen. Het bestuur stelt
het bestuursreglement vast.
De directeur heeft de dagelijkse leiding over het RHC Drents Archief.
De directeur van het RHC Drents Archief is integraal manager en resultaatverantwoordelijk.
De bedrijfsvoering (inzet personeel en middelen) en de wijze waarop resultaten gehaald
worden, is de verantwoordelijkheid van het RHC Drents Archief zelf. De directeur legt
verantwoording af aan het bestuur. De directeur kan zelf contractuele verplichtingen
aangaan, binnen de grenzen van zijn mandaat.
De relatie tussen directeur en bestuur wordt in de artikelen 29 en 30 uitgewerkt.
De minister blijft zijn algemene verantwoordelijkheid met betrekking tot het archiefwezen
behouden. Zijn specifieke verantwoordelijkheid voor ‘zijn’ archieven is, in een openbaar
lichaam op basis van de WGR, in samenwerking met de andere partij(en) vormgegeven. Dit geldt ook voor de overige
deelnemende bestuursorganen.
De minister kan geen directe invloed uitoefenen op de besluitvorming van het bestuur.
De partners hebben wel de volgende bevoegdheden:
-
– Geven van algemene aanwijzingen (art. 2).
-
– Geven van instructies (aanwijzingen) aan ‘hun’ bestuursleden (kenmerk van WGR).
-
– Ter verantwoording roepen van de bestuursleden (art. 8).
-
– Ontslaan van leden van het bestuur (art. 9 ).
-
– Vaststellen van financiële bijdragen en bestemming batig saldo (art. 16 en art. 22).
-
– Goedkeuren van de jaarbegroting (art. 18)
-
– Goedkeuren van regels voor administratie (art. 24).
-
– Vaststellen van regels voor de begroting, financieel verslag, jaarverslag en jaarrekening
(art. 25).
-
– Vragen van inlichtingen (art. 27, eerste lid).
-
– Onderzoeken van de staat van de archieven (art. 27, tweede lid).
Daarnaast dient het RHC Drents Archief uiteraard te voldoen aan de eisen die worden
gesteld in de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit.
Begrotingscyclus
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
In verband met de financiële en beleidsmatige belangen (en daarmee politieke belangen)
die de verschillende betrokken overheden hebben bij het RHC Drents Archief is ervoor
gekozen die overheden instrumenten te geven om de inhoud van de begroting en bijbehorend
beleidsplan te kunnen beïnvloeden. Uitgangspunt is de vierjaarlijkse cyclus van de
cultuurnota van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Deze meerjarenbegroting
en het beleidsplan worden dan ook in aansluiting op de cultuurnotacyclus opgesteld.
Via het dagelijks en vervolgens algemeen bestuur worden de meerjarenbegroting en het
beleidsplan bij de partners ingediend. Op basis van de meerjarenbegroting en het beleidsplan
worden door de partners resultaatafspraken gemaakt. Het RHC Drents Archief dient ook
een jaarlijkse begroting in. Deze jaarlijkse begroting dient door de partners goedgekeurd
te worden. Bij de goedkeuringsprocedure gaat het wel om de vraag of in voldoende mate
met de resultaatafspraken in de begroting is rekening gehouden. Uit de jaarlijkse
begroting dient te blijken wat de kosten zijn van de afzonderlijke activiteiten en
wat in kwalitatieve en kwantitatieve zin de resultaten zijn van die activiteiten.
Jaarlijks (binnen vier maanden na afloop van het begrotingsjaar) vindt toetsing plaats
aan de hand van de jaarrekening en -verslag van het RHC Drents Archief. In deze stukken
wordt in ieder geval een relatie gelegd met de goedgekeurde meerjarenbegroting en
de goedgekeurde jaarlijkse begroting. Op basis van de jaarrekening en het jaarverslag
vindt ieder jaar vaststelling van de bijdrage plaats.
Het ligt voor de hand dat de inhoud van de meerjarenbegroting, beleidsplan, de jaarlijkse
begroting, de jaarlijkse verantwoording, de wettelijke eisen en de eisen uit de gemeenschappelijke
regelingen naadloos op elkaar aansluiten. Om dit te bereiken zal op basis van artikel
24 van de regeling een handboek financiële verantwoording worden vastgesteld met daarin
eisen en uitgangspunten voor de begroting en de verantwoording.
Artikelsgewijs
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
Artikel 1
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
Aan rijkszijde treedt de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap op als partij
bij de gemeenschappelijke regeling het RHC Drents Archief. Immers volgens artikel 23 van de Archiefwet 1995 draagt hij de zorg voor de archieven die berusten bij de rijksarchiefbewaarplaatsen.
Artikel 2
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
Het RHC Drents Archief zal zijn gevestigd in Assen. Zoals in het algemeen deel van
deze toelichting al is geschreven, blijft de zorg, dat wil zeggen de bestuurlijke
verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de Archiefwet 1995 ten aanzien van de gemeentelijke archieven in zijn algemeenheid berusten bij de raad
en het college van B&W, ten aanzien van de rijksarchieven bij de minister. Op dat
beginsel worden om praktische redenen een aantal uitzonderingen gemaakt zoals hiervoor
al uiteengezet is.
Het openbaar lichaam het RHC Drents Archief voert onder meer de taken uit die aan
een beheerder van een archiefbewaarplaats zijn opgedragen, te weten het archiefwettelijke
beheer van de overgebrachte archieven. Daarnaast heeft het RHC Drents Archief als
taak de zorgdragers te adviseren over een aantal archiefwettelijke zorgtaken die door
de zorgdragers uitgeoefend (blijven) worden.
Op basis van het derde lid, sub d, kunnen een of meer partners ook andere taken opdragen
die verband houden met de behartiging van de belangen die in het tweede lid van dit
artikel bedoeld zijn. Voor financiering van deze taken uit de algemene middelen van
het RHC Drents Archief is vereist dat deze taken zijn beschreven en genoemd in een
door de partners goedgekeurd beleidsplan en goedgekeurde begroting. Daarnaast is het
mogelijk dat het RHC Drents Archief op uitdrukkelijk afzonderlijk verzoek van één
of meerdere partners een taak verricht. Het RHC Drents Archief is slechts tot uitvoering
hiervan gehouden indien de opdrachtgever tegelijkertijd ook voldoende aanvullende
middelen ter beschikking stelt (zie artikel 16, zevende lid).
Tot het moment van instelling van het RHC Drents Archief was de rijksarchiefbewaarplaats
in de provincie Drenthe een onderdeel van de rijksarchiefdienst. Die bewaarplaats
maakte dus samen met alle andere rijksarchiefbewaarplaatsen in de provincies organisatorisch
deel uit van een door de rijksarchiefdienst centraal gestuurd netwerk waarin het rijksbeleid
met betrekking tot het archiefbeheer als vanzelf tot uitvoering kwam. Omdat het RHC
Drents Archief in juridisch organisatorische zin geen deel meer uitmaakt van de rijksarchiefdienst
is ervoor gekozen om in het vierde lid uitdrukkelijk vast te leggen dat het RHC Drents
Archief het archiefwettelijke beheer mede voert op basis van het door de minister
en gemeente gevoerde beleid op het terrein van het archiefbeheer; het gaat bijvoorbeeld
om het beleid van de minister in het kader van de cultuurnota. Dat beleid is dan ook
uitdrukkelijk richtsnoer bij het opstellen van de meerjarige en jaarlijkse beleidsplannen
en begrotingsstukken.
Het zesde lid is opgenomen ter garantstelling aan kredietverstrekkers (zie de Circulaire
Aansprakelijkheid voor schulden van openbare lichamen op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen – BZK, 8 juli 1999).
Artikel 3
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
Het wordt niet in het belang van de bezoekers geacht als aan de zich langzamerhand
landelijk ontwikkelende uniformiteit ten aanzien van de tarieven afbreuk gedaan zou
worden. Daarom is er uitdrukkelijk voor gekozen om voor de in de artikelen 14 en 18 van de Archiefwet 1995 bedoelde kosten de tarieven te volgen, die zijn vastgesteld door of namens de minister.
Artikel 6
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
Met overeenkomstige toepassing van artikel 8, derde lid, van de WGR wordt in dit artikel geregeld welke archiefwettelijke (zorg)taken van de overheden,
die aan het RHC Drents Archief zijn overgedragen door het algemeen bestuur worden
uitgeoefend. Vastgelegd is tevens dat het algemeen bestuur de directeur benoemt. Het
algemeen bestuur kan de directeur benoemen tot rijksarchivaris en gemeentearchivaris
indien de directeur in het bezit is van het diploma voor de archivistiek. Indien de
directeur niet tevens rijksarchivaris/gemeentearchivaris is dan moet een ander (die
wel in het bezit is van het diploma voor de archivistiek) als zodanig worden benoemd.
Artikel 12
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
Het dagelijks bestuur stelt zelf de regels ten aanzien van zijn vergaderingen vast.
Hierbij kan het model dat de VNG heeft opgesteld inzake de vergaderingen van burgemeesters
en wethouders, voorzover dit nuttig en dienstig is, worden gevolgd.
Artikel 14
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
Het derde lid regelt de ondertekening van de stukken door de voorzitter. Voor alle
duidelijkheid wordt er op deze plaats op gewezen dat de meeste stukken die van het
algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan ingevolge artikel 31, tweede lid, eveneens
de handtekening van de directeur krijgen.
Artikel 16
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
In aansluiting op artikel 16 lid 1 van de Regeling openbaar lichaam RHC Drents Archief
wordt bepaald dat de minister en de raad van de gemeente, op basis van een goedgekeurde
begroting, een jaarlijkse bijdrage verstrekken, ter uitvoering van deze regeling.
Structurele bijdragen
-
– De jaarlijkse structurele bijdragen (inclusief huurlasten) van de partners in de regeling
zijn, vanwege de overzichtelijkheid, vermeld in de bijlage bij de regeling. Deze bijdragen
hebben het karakter van een vast budget.
-
– De partners maken vierjaarlijks afspraken met het RHC Drents Archief. Binnen die kaders
dient zich de jaarlijkse begroting te bewegen. Na de jaarlijkse verantwoording wordt
de bijdrage definitief vastgesteld. Verwezen wordt naar het Algemeen deel van deze
toelichting onder Begrotingscyclus.
-
– De structurele bijdrage kan jaarlijks in verband met loon- en prijsontwikkelingen
worden aangepast met een door de minister vast te stellen percentage. De gemeente
volgt in deze de minister in de aanpassing van haar bijdrage.
-
– De bijdrage vangt aan op het moment dat de regeling ‘RHC Drents Archief’ in werking
treedt. Indien dit niet samenvalt met het begin van een kalenderjaar, wordt de bijdrage
naar evenredigheid toegekend, met ingang van de eerste dag van de maand waarin de
regeling wordt afgekondigd.
-
– Het Rijk en de gemeente zullen er steeds voor zorgdragen dat de bovengenoemde bijdragen
expliciet in hun respectieve begrotingen worden opgenomen.
Incidentele bijdragen
In het vierde lid wordt bepaald dat afspraken gemaakt dienen te worden over de inbreng
van vermogensbestanddelen. Wat betreft de vermogensbestanddelen die door het Rijk
aan het RHC Drents Archief worden overgedragen is de beleidslijn ‘overdracht van vermogensbestanddelen’
van het ministerie van Financiën van toepassing. Deze beleidslijn houdt in dat moet
worden afgerekend over de overgedragen vermogensbestanddelen. In lid vijf wordt vermeld
dat bij gewijzigde financiering zo veel mogelijk een relatie wordt gelegd met de door
het RHC Drents Archief te verrichten taken. In het zesde lid wordt bepaald dat de
huurovereenkomst tussen de Rijksgebouwendienst en het Rijksarchief met het inwerkingtreden
van deze regeling wordt omgezet in een huurovereenkomst tussen de Rijksgebouwendienst
en het RHC Drents Archief. In het zevende lid wordt bepaald dat de financiering van
het RHC Drents Archief geschiedt onder het voorbehoud dat de begrotingswetgever voldoende
gelden fourneert. Het achtste lid regelt dat als een opdrachtgever een bijzondere
opdracht geeft (zie hiervoor de toelichting op artikel 2) de kosten hiervan gedragen
worden door de opdrachtgever.
Artikel 17
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
De cultuurbegroting van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap wordt
voor een belangrijk deel geregeerd door het cultuurnotatraject, waarin de beschikbare
begrotingsgelden van het Rijk voor perioden van vier jaar aan de verschillende terreinen
van de cultuur worden toegewezen (uiteraard onder het voorbehoud dat de begrotingswetgever
jaarlijks met die voornemens instemt). Ook de financiering van de Rijksarchiefdienst
die weer mede bepalend is voor de financiering van het RHC Drents Archief loopt in
dat traject mee. Om die reden is geregeld dat het RHC Drents Archief een meerjarenbegroting
en beleidsplan opstelt. Op basis van de meerjarenbegroting en het beleidsplan maken
de minister en de gemeente resultaatafspraken met het RHC Drents Archief (vierde lid).
Artikel 18
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
Het dagelijks bestuur stelt ook een jaarlijkse begroting met toelichting op. Deze
begroting is verplicht in het kader van de WGR wetgeving. De begroting dient inzicht te geven in de baten en lasten van de afzonderlijke
activiteiten en de beoogde resultaten van dat jaar. Omdat de overheden zo veel mogelijk
willen aansluiten op de cultuurnotacyclus is de meerjarenbegroting uitgangspunt en
dient de jaarlijkse begroting daarop te worden afgestemd.
Artikel 19
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
Het kan zijn dat de ingediende (meerjaren)begroting gewijzigd dient te worden bijvoorbeeld
omdat de resultaatafspraken daarin onvoldoende verdisconteerd zijn of als gevolg van
gewijzigde omstandigheden. In dat geval dient de procedure van artikel 18 zoveel mogelijk
doorlopen te worden.
Artikel 21
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
De jaarrekening en het jaarverslag dienen als basis voor het afleggen van rekening
en verantwoording tegenover de minister en gemeente. Die stukken omvatten ten minste
een overzicht van inkomsten en uitgaven (exploitatierekening), een balans, alsmede
een toelichting op beide stukken. Voor de inhoud van deze stukken kan aansluiting
worden gezocht bij de bepalingen van de afdelingen 1 tot en met 6 van Boek 2, titel 9 van het Burgerlijk Wetboek. De inrichting van de begroting en van het jaarverslag zijn op elkaar afgestemd.
De jaarrekening en het jaarverslag worden zowel op getrouwheid als op rechtmatigheid
onderzocht. Zie ook de toelichting op artikel 25.
Artikel 22
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
Het RHC Drents Archief werkt binnen de vastgestelde begroting. Een eventueel batig
saldo kan worden bestemd voor de reserve. Een eventueel tekort in enig jaar kan ten
laste van de reserve worden gebracht. Indien de reserve niet toereikend is en er aldus
een vermogenstekort ontstaat, stelt het dagelijks bestuur in verband daarmee een gewijzigde
begroting voor het lopende jaar op. Hierin worden de voorgenomen maatregelen ter bestrijding
van het tekort vermeld. Op grond van artikel 19 is op de gewijzigde begroting de procedure
van artikel 18 zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing.
Artikel 25
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
De mogelijkheid om regels te stellen over het financieel beheer en de inrichting van
de (meerjaren) begroting, het jaarverslag en de jaarrekening en de aandachtspunten
voor de accountantscontrole zijn voor de minister en gemeente van van belang voor
de beoordeling van de wijze waarop het RHC Drents Archief de opgedragen taak behartigt
en meer in het bijzonder voor de beoordeling van de jaarlijks te bereiken resultaten,
bedoeld in artikel 17. Ook kunnen dergelijke regels van belang zijn voor de intensiteit
van de accountantscontrole. Om een ordelijk financieel beheer te waarborgen zullen
nog nadere regels worden gesteld. Hierbij zal rekening worden gehouden met Boek 2, titel 9 van het Burgerlijk Wetboek en kan desgewenst gebruik worden gemaakt van het ‘Handboek financiële verantwoording
Historische Centra’ van de Rijksarchiefdienst of het ‘Het handboek verantwoording
cultuursubsidies’ van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.
Artikel 26
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
Bij dit artikel gaat het om de archieven die door het RHC Drents Archief zelf gevormd
worden. De Archiefwet 1995 verplicht immers om in geval van een gemeenschappelijke regeling een voorziening
te treffen omtrent de zorg voor de eigen te produceren archiefbescheiden. Met de onderhavige
bepaling wordt die verplichting nagekomen.
Artikel 27
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
Teneinde de verantwoordelijkheid van de minister en de gemeente voor de staat van
de archieven te kunnen waarborgen, is opgenomen dat de minister en de gemeente te
allen tijde toezicht daarop kunnen uitoefenen.
Artikel 29
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
De in het tweede lid bedoelde voordracht voor een directeur kan uit meerdere namen
bestaan. Gebruikelijk is dat de instantie die de beslissing neemt, zich houdt aan
de voorgedragen volgorde.
Artikel 30
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
Uit artikel 30 blijkt dat de dagelijkse werkzaamheden verbonden aan het archiefbeheer
alsmede archiefwettelijke taken en bevoegdheden die aan het RHC Drents Archief zijn
overgedragen in hoofdzaak in handen gelegd zijn van de directeur.
Artikel 33
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
Een van de voordelen van een gemeenschappelijke regeling is dat hierdoor een eenduidige
rechtspositie van de medewerkers kan worden bereikt. In de regeling is gekozen voor
het toepassen van de rechtspositie- en arbeidsvoorwaardenregeling van het rijk.
Artikel 34
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
Gezien het feit dat het archiefwezen in Nederland in verandering is en dat het werkgebied
van de rijkspartner, het rijksarchief in de provincie Drenthe, in deze gemeenschappelijke
regeling de gehele provincie Drenthe bestrijkt, wordt de mogelijkheid van toetreding
tot deze regeling van andere partners die werkzaam zijn op het terrein van het cultureel
erfgoed nadrukkelijk opengehouden.
Artikel 39
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
De inwerkingtreding is gekoppeld aan de inschrijving van de regeling overeenkomstig
artikel 26 WGR. Inschrijving zal evenwel pas kunnen plaatsvinden nadat de gemeente de goedkeuring
van de provincie (artikel 36 WGR) heeft verkregen en de minister via de procedure van artikel 97, tweede lid, WGR de instemming van het parlement heeft verkregen.
De Staatssecretaris van Onderwijs Cultuur en Wetenschap,
M.C. van der Laan
De Raad van de gemeente Assen
De voorzitter
De griffier
Burgemeester en wethouders van de gemeente Assen
De burgemeester
De secretaris
Financiële bijlage bij de Regeling RHC Drents Archief
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
Algemeen
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
In deze bijlage zijn de afspraken rond de structurele en incidentele bijdragen van
partners aan het RHC Drents Archief nader gespecificeerd (art. 16, lid 1).
Er is afgesproken dat de beschikbare exploitatiebudgetten van de afzonderlijke instellingen
waaruit het RHC Drents Archief ontstaat, zullen worden samengevoegd. Uit deze exploitatiebudgetten
zullen de exploitatiekosten worden bestreden van het RHC Drents Archief, waarbij de
behaalde efficiencyvoordelen zullen worden aangewend voor nieuw beleid ten behoeve
van de publieksfunctie.
Structurele bijdragen
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
De jaarlijkse structurele bijdragen van de partners zijn, inclusief huurlasten als
volgt:
|
Het Rijk (RAD)
|
€ 1.381.000,
(prijspeil 2004)
|
|
Gemeente Assen
|
€ 108.000,
(prijspeil 2004)
|
|
TOTAAL
|
€ 1.489.000,
(prijspeil 2004)
|
De bijdragen van het Rijk en de gemeente Assen kunnen jaarlijks worden aangepast met
een nog nader vast te stellen percentage voor loon- en prijscompensatie, conform de
methodiek vermeld in artikel 16, lid 2 van deze regeling.
Huisvesting
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
-
– De huurcomponent is in de structurele bijdrage van het Rijk (DCE/RAD) bepaald op € 258.100,–
(prijspeil 2004). Met betrekking tot deze component geldt de voorwaarde dat deze specifiek
is bestemd om te kunnen voldoen aan de verplichtingen voortvloeiende uit de gebruikersovereenkomst
die is afgesloten met de Rijksgebouwendienst.
-
– De huurcomponent voor de archiefbewaarplaats op de eerste etage gevestigd aan de Noordersingel
33 te Assen, is in de structurele bijdrage van de gemeente Assen bepaald op € 30.000.
Met betrekking tot deze component geldt het volgende:
-
• De archiefbewaarplaats wordt blijvend van de gemeente afgenomen.
-
• De gemeente stelt de gehele archiefbewaarplaats op de eerste etage op termijn ter
beschikking van de nieuwe organisatie. Een en ander is gekoppeld aan het tempo waarin
de gemeente de geconstateerde achterstanden in de bewerking van haar archief wegwerkt.
-
• Het bedrag wordt met gesloten beurs afgerekend en wordt feitelijk in mindering gebracht
op de hierboven genoemde bijdrage van de gemeente Assen.
-
• Alle exploitatiekosten (energie, luchtzuivering, onderhoud, monitoring installaties
enzovoorts) met betrekking tot deze archiefbewaarplaats komen voor rekening van de
gemeente Assen.
Aanvang van de bijdragen
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
De bijdragen van de partners vangen aan op het moment dat de Regeling RHC Drents Archief
in werking treedt. Als dit niet samenvalt met het begin van een kalenderjaar zal de
bijdrage naar evenredigheid worden toegerekend met ingang van de eerste dag van de
maand, waarin de regeling in werking treedt. De partners zullen er voor zorgdragen
dat de bovengenoemde bijdragen in hun respectievelijke begrotingen worden opgenomen.
Incidentele bijdragen
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
Het Rijk (DCE/RAD) stelt in de periode 2005 tot en met 2008 voor de uitvoer van een
behoudsplan conservering projectgelden beschikbaar, zijnde € 23.000,– per jaar.
Daarnaast brengt het fusieproces eenmalige extra kosten met zich mee, die door de
fusiepartners gefinancierd worden. Het betreft:
-
– Eenmalige kosten voor PR, accountant en projectorganisatie ad € 51.500,–
-
– Eenmalige kosten voor functiewaardering, opleiding en arbo ad € 15.000,–
-
– Kosten voor de verhuizing van de meest gevraagde gemeente archieven naar depot rijksarchiefgebouw
ad € 7.500,–
De financiering is als volgt:
Met betrekking tot de geconstateerde achterstanden in de collectie van het gemeentearchief
Assen geldt het volgende:
-
– Toegankelijk maken statische archieven: de output moet voldoen aan gestelde kwaliteitsnormen.
Het plan wordt in overleg nader uitgewerkt.
-
– Overdracht van semi-statische archieven: deze achterstand blijft de verantwoordelijkheid
van de gemeente Assen en zal aan de gestelde kwaliteitsnormen moeten voldoen.
-
– Met betrekking tot de inspectietaak geldt het volgende:
-
– Op basis van een nulmeting is de omvang van het werk in overleg met de provinciaal
archiefinspecteur bepaald op 600 uren. De gemeente stelt daartoe een eenmalig budget
van € 34.200 beschikbaar aan de nieuwe organisatie.
Inbreng van vermogensbestanddelen
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
Door de partners worden de volgende vermogensbestanddelen ingebracht:
Door het Rijk:
-
– Aan vaste activa: alle aanwezige activa voor de waarde waarop deze op de eindbalans
2003 van het Drents Archief voorkomen.
-
– Alle vlottende activa, zoals deze op de eindbalans 2003 van het Drents Archief voorkomen.
-
– De rekening courant met de Rijksarchiefdienst, de openstaande leningen en het eigen
vermogen, zoals aanwezig op de eindbalans 2003, worden afgerekend met de Rijksarchiefdienst.
Door de gemeente Assen:
-
– De inventaris aanwezig in de archiefbewaarplaats van de gemeente Assen blijft eigendom
van de gemeente.
-
– Er worden geen andere inventarisgoederen, openstaande schulden en/of vorderingen van
de gemeente overgedragen aan de nieuwe organisatie.
-
– Er vindt geen afrekening plaats van openstaande posten.
BTW aspecten
[Regeling vervallen per 22-11-2016]
Het RHC Drents Archief neemt contact op met de belastinginspecteur ter verkrijging
van een nieuwe BTW beschikking voor het hele instituut. Over de inhoud van die beschikking
en de mogelijke consequenties voor de begroting is nog geen 100% zekerheid.
