Beleidsregels inzake handhaving van termijn- en vormvoorschriften
[Regeling vervallen per 21-04-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2007]
1. Inleiding
[Regeling vervallen per 21-04-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2007]
Deze beleidsregels zijn een bekendmaking van het beleid van de Minister van Sociale
Zaken en Werkgelegenheid ter handhaving van termijn- en vormvoorschriften als bedoeld
in de wetgeving op het terrein van uitkeringen en subsidies. Deze beleidsregels vermelden de wijze waarop en de omstandigheden waaronder de minister
van zijn bevoegdheden bij niet-naleving van bedoelde voorschriften gebruik zal maken.
Indien overeenkomstig de onderhavige beleidsregels wordt gehandeld, mag er op worden
vertrouwd dat aan de wettelijke voorschriften is voldaan. In individuele gevallen
kan, indien daarvoor gegronde redenen worden getoond, worden afgeweken van de beleidsregels.
2. Doel handhavingsbeleid
[Regeling vervallen per 21-04-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2007]
Een ordelijk financieel beheer en een rechtmatige begrotingsuitvoering vereisen dat
partijen zich houden aan daartoe bepaalde termijnen en andere voorschriften. Ook voor
het ontwikkelen en bijsturen van beleid is het van belang dat de relevante informatie
tijdig wordt verkregen en in het daartoe voorgeschreven model. Het beleid ter handhaving
van termijn- en vormvoorschriften speelt hierop in.
Het doel van het handhavingsbeleid van termijn- en vormvoorschriften is het effectief
bevorderen dat uitvoerende instellingen zich houden aan termijn- en vormvoorschriften.
Waarom een handhavingsbeleid van termijn- en vormvoorschriften?
[Regeling vervallen per 21-04-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2007]
In de uitvoeringspraktijk blijkt dat aanvragen, bereidverklaringen, plannen van aanpak,
voorschotaanvragen, kwartaaldeclaraties, jaaropgaven, accountantsverklaringen, informatiestaten
en wat dies meer zij, te vaak niet binnen de daarvoor gestelde termijnen of volgens
het voorgeschreven model worden ingediend. Dit is aan een kant opmerkelijk omdat de
termijnen doorgaans ruim zijn gesteld. Als de gemeenten en andere uitvoerende instellingen
hun declaraties of jaaropgave kort na de afgesloten periode opstellen, resteert er
voor hen voldoende tijd om zo nodig onvolkomenheden tijdig te herstellen. Aan de andere
kant is gebleken dat implementatie van nieuwe regelgeving en vooral de cumulatie daarvan
mede heeft geleid tot het niet (kunnen) naleven van de termijn- en vormvoorschriften.
Overmacht wordt de uitvoerende instelling uiteraard niet aangerekend, maar in gevallen
waar dat niet aan de orde is, moet de naleving geen probleem zijn. Juist op de laatste
categorie gevallen richt het onderhavige beleid zich. Het belangrijkste instrument
daarbij is het aanhouden van voorschotbetalingen.
Wat is de functie van termijnen en modellen?
[Regeling vervallen per 21-04-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2007]
De voorgeschreven modellen en termijnen hebben uiteraard een functie. Zo heeft een
verantwoordingsmodel als functie dat iedere instelling volgens dezelfde indeling verantwoordt.
Dat maakt instellingen onderling vergelijkbaar en de informatie aggregeerbaar. Dit
is noodzakelijk voor de minister om zich te kunnen verantwoorden naar de Staten-Generaal
en verhoogt de betrouwbaarheid en bruikbaarheid van de te genereren informatie voor
het ontwikkelen of bijstellen van beleid.
De vormvoorschriften dienen in samenhang met de termijnvoorschriften te worden gezien.
De informatie dient juist ingevuld en ondertekend (dus volgens de voorgeschreven modellen)
en binnen de daartoe in de regelgeving bepaalde termijnen te zijn ontvangen. De informatie
moet niet alleen betrouwbaar zijn, maar moet ook volledig en tijdig beschikbaar zijn.
Niet altijd hoeft op de laatste gegevens te worden gewacht, maar in geval van noodzakelijke
aggregatie en verdeelsystematieken zullen toch alle verantwoordingen juist, tijdig
en volledig beschikbaar moeten zijn. De verantwoordingen moeten eerst zijn ontvangen
om het recht op subsidie of rijksvergoeding te kunnen vaststellen of décharge te kunnen
verlenen.
3. Randvoorwaarden en uitgangspunten
[Regeling vervallen per 21-04-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2007]
3.1. Te beïnvloeden en niet te beïnvloeden oorzaken
[Regeling vervallen per 21-04-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2007]
De oorzaken van de tekortkomingen waar het beleid ter handhaving van termijn- en vormvoorschriften
zich op richt kunnen grofweg in twee categorieën worden verdeeld, namelijk door de
uitvoerende instelling niet te beïnvloeden en wel te beïnvloeden oorzaken.
Oorzaken van de eerste categorie hebben vooral te maken met niet te voorziene gebeurtenissen
die niet tijdig zijn te herstellen, zoals (cumulatie van) te implementeren nieuwe
regelgeving, ernstige computer(netwerk)storingen op cruciale momenten, schade door
brand of overstroming of door kwade opzet van (voormalig) personeel. Met name in die
situaties kan bijvoorbeeld het niet voldoen aan gestelde termijnen tijdelijk worden
gedoogd. Dit houdt in dat in die gevallen voor bepaalde tijd uitstel van indiening
wordt verleend.
De tekortkoming kan ook te maken hebben met oorzaken, die de gemeenten en andere uitvoerende
instellingen wel degelijk kunnen beïnvloeden en derhalve hadden kunnen voorkomen.
Denk hierbij aan een betere bewaking en een strakke aansturing van de administratieve
processen, tijdige (interne) controle, interne vaststellingen en het gebruik en onderhoud
van adequate systemen. Kortom aspecten die in beginsel goed te managen zijn.
Bij de beoordeling van een tekortkoming in dit kader ligt de bewijslast derhalve bij
de gemeenten en de andere uitvoerende instellingen.
3.2. Randvoorwaarden voor het beleid inzake handhaving van termijn- en vormvoorschriften
[Regeling vervallen per 21-04-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2007]
Het is van belang de randen van het speelveld en de spelregels aan te geven. Daartoe
zijn de volgende randvoorwaarden voor de toepassing van de beleidsregels geformuleerd.
-
1) Voor de gemeenten en andere uitvoerende instellingen is het handelen van SZW transparant.
Zij moeten weten hoe SZW in voorkomende gevallen zal handelen. Een instelling weet
dan indien ze in gebreke is, wat voor gevolg dat heeft. Het handhavingsbeleid zal
dan het meest effectief zijn. De beleidsregels moeten dan ook kenbaar zijn en dus
actief openbaar zijn gemaakt. Dat bevordert bovendien de rechtsgelijkheid en de rechtszekerheid
van de uitvoerende instellingen en daarmee de legitimiteit en de acceptatie van het
beleid.
-
2) Uitzonderingen op de hoofdregel van het handhavingsbeleid moeten mogelijk zijn. Deze
uitzonderingen passen dan binnen de geformuleerde uitgangspunten en worden als zodanig
gemotiveerd, opdat afwijkende beslissingen geen precedentwerking tot gevolg hebben.
-
3) Beheersmaatregelen in het kader van het handhavingsbeleid vinden plaats vanuit een
in de regelgeving verankerde bevoegdheid. Een brief waarin wordt gewezen op de formele
voorschriften is uiteraard altijd mogelijk, maar wordt niet beschouwd als een beheersmaatregel.
-
4) Het handhavingsbeleid heeft primair een functie in het kader van een ordelijk financieel
beheer. Indien evenwel in de regelgeving verankerde bevoegdheden van de minister tot
handhaving van termijn- en vormvoorschriften tevens betrekking hebben op de indiening
van informatiedragers voor niet-financiële informatie, dan is dat voor het onderhavige
handhavingsbeleid een gegeven.
-
5) Op grond van sommige (medebewinds)regelgeving bestaat de mogelijkheid een voorschotmaatregel
te treffen als er ernstige tekortkomingen zijn in de uitvoering. Bij toepassing wordt
de reguliere bevoorschotting verlaagd als lopende het verantwoordingsjaar al duidelijk
is dat er met betrekking tot dat uitvoeringsjaar rijksvergoeding wordt geweigerd.
Een uitvoeringsinstelling waar dit speelt, heeft zijn problemen niet binnen een redelijke
tijd én met behulp van een planmatige aanpak kunnen oplossen. Opschorting van bevoorschotting
past in een dergelijk geval niet in het onderhavige beleid, maar is een uitvloeisel
van het maatregelenbeleid bij de vaststelling van de rijksvergoeding.
-
6) De in de regelgeving gestelde termijnen waarbinnen declaraties, jaaropgaven en andere
bescheiden moeten zijn ontvangen, zijn voor het handhavingsbeleid een gegeven. Desalniettemin
is het voor de legitimiteit en de effectiviteit van het handhavingsbeleid van belang
dat de gestelde termijnen haalbaar zijn. Deze termijnen zijn in opzet dermate ruim
gesteld dat, indien gemeenten en andere uitvoerende instellingen aansluitend op de
afgesloten periode hun declaraties of jaaropgave opstellen, er voor hen voldoende
tijd resteert om zo nodig onvolkomenheden tijdig, dus nog voor de vervaldata, te herstellen.
Coulance voor kleine problemen heeft dus zijn neerslag gekregen bij de termijnstelling
in de wet- en regelgeving zelf en komt daarom niet tot uitdrukking in de gedragslijn
van het handhavingsbeleid.
3.3. Uitgangspunten voor normering handhavingsmaatregelen
[Regeling vervallen per 21-04-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2007]
-
1) Het toe te passen instrument wordt afgestemd op de ernst van de tekortkoming. De ernst
van de tekortkoming hangt samen met de gevolgen die niet-naleving voor het financieel
beheer of bepaalde uitvoeringsprocessen kan hebben. Het verstrijken van een ontvangsttermijn
van een kwartaaldeclaratie, is minder ernstig als dat tevens een voorschotaanvraag
is, omdat dan immers geen voorschot voor latere perioden wordt aangevraagd en verder
geen bevoorschotting plaatsvindt. Daartegenover staat dat indien een bepaalde informatiedrager
niet tijdig is ingediend en de informatie direct nodig is als input voor bekostiging,
zoals bij de budgettoekenningen ingevolge de Wet sociale werkvoorziening, dan wordt
dat beschouwd als een ernstige tekortkoming, ook vanwege de gevolgen voor andere uitvoerende
instellingen.
-
2) Bij de keuze voor een bepaalde maatregel wordt rekening gehouden met de gevolgen voor
de uitvoerende instelling. Het departementaal belang dat met een handhavingsmaatregel
is gediend moet in balans zijn met de eventuele (financiële) schade die de maatregel
bij de uitvoerders aanricht.
-
3) De bestuurlijke verhouding en de Algemene wet bestuursrecht vergen zorgvuldigheid en redelijkheid ten opzichte van de gemeenten en andere uitvoerende
instellingen. Dit houdt onder meer in dat zowel SZW duidelijk is en adequaat reageert
naar de uitvoerende instelling toe en dat de uitvoerende instelling zelf bij niet-naleving
van de termijn- en vormvoorschriften het initiatief neemt om SZW hierover tijdig te
informeren en daarbij zorg draagt voor een adequate onderbouwing van eventuele bijzondere
omstandigheden die aan de niet-naleving van de voorschriften ten grondslag liggen.
-
4) De minister heeft een discretionaire bevoegdheid om afwijkende beslissingen te nemen.
De gewenste transparantie mag er niet toe leiden dat het beleid ter zake een wet van
Meden en Perzen is. Ook in het gebruik van deze discretionaire bevoegdheid zal een
zekere transparantie moeten zitten die de rechtsgelijkheid waarborgt. In plaats van
bijvoorbeeld een opsomming van uitzonderingssituaties zijn derhalve criteria geformuleerd
op grond waarvan in voorkomende situaties eventueel wordt afgeweken.
Voorbeelden van dergelijke criteria zijn:
-
· de aanwezigheid van bijzondere omstandigheden en
-
· de uitvoering van verbeterplannen voor het verbeteren van de bedrijfsprocessen die
primair en cruciaal zijn voor de naleving van de termijn- en vormvoorschriften.
4. Instrumentarium
[Regeling vervallen per 21-04-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2007]
Het handhavingsbeleid heeft een scala van instrumenten ter beschikking staan, dat
zich uitstrekt van een schriftelijke herinnering tot het terugvorderen van betaalde
voorschotten. Het kerninstrument is het aanhouden van voorschotbetalingen in samenhang
met het in overmachtsituaties verlenen van uitstel.
De volgende instrumenten zijn voor de naleving van vorm- en termijnvoorschriften beschikbaar:
-
1. Schriftelijk informeren. Het kan hier gaan om een preventieve actie, zoals het actief
schriftelijk aankondigen dat een ontvangsttermijn nadert, dat geen voorschot is aangevraagd
of dat de termijn nadert waarop bij niet-naleving voorschotten worden teruggevorderd
dan wel dat in voorkomende gevallen ambtshalve vaststelling aan de orde is. In situaties
waar de specifieke regelgeving of de ter zake genomen besluiten onvoldoende houvast
biedt, wordt overeenkomstig de Algemene wet bestuursrecht gehandeld en worden uitvoerende
instellingen in kennis gesteld en wordt tevens een termijn gesteld waarbinnen aan
de verplichting moet zijn voldaan.
-
2. Generiek verlenen van uitstel van indiening. Dit kan zich voordoen bij generieke bijzondere
omstandigheden, zoals bij cumulatie van omvangrijke wijzigingen in regelgeving die
grote impact heeft op geautomatiseerde systemen die cruciaal zijn voor de naleving
van de termijn- en vormvoorschriften. De toepassing van dit instrument vergt een breed
afgewogen besluitvorming. Aan een dergelijk verleend uitstel wordt uiteraard voldoende
kenbaarheid gegeven, namelijk door uitvoerende instellingen rechtstreeks te informeren
en zo nodig door bekendmaking via de Staatscourant.
-
3. Specifiek verlenen van uitstel van indiening. Dit wordt uitsluitend verleend aan instellingen
die uitstel hebben gevraagd en die naar het oordeel van de minister in omstandigheden
verkeren dat ze redelijkerwijs niet aan de termijn- en vormvoorschriften kunnen voldoen.
Een dergelijk uitstel wordt altijd bij beschikking verleend.
-
4. Aanhouden van betaling van voorschotten. Bij afwezigheid van een tijdige voorschotaanvraag,
bij een afgewezen verzoek tot uitstel van de ontvangsttermijn en bij een niet-tijdig
ontvangen verzoek tot uitstel wordt ten minste een regulier maandvoorschot aangehouden.
In de toepassing van het handhavingsbeleid staat dit instrument centraal. Dat is omdat
dit specifieke instrument het meest geschikt en effectief is om alert te reageren
op individuele niet-naleving. De rechten van de instellingen op vergoeding of subsidie
worden er namelijk niet door aangetast, maar de uitvoerende instanties dienen vooralsnog
zelf in hun liquiditeitsbehoefte te voorzien. De aanhouding van de voorschotbetaling
wordt geëffectueerd door een beschikking, waartegen bezwaar successievelijk beroep
open staat.
-
5. Terugvorderen van uitstaande voorschotten. Indien na verloop van tijd na het verstrijken
van de geregelde ontvangsttermijn of na de in kennisstelling en termijnstelling op
grond van de Algemene wet bestuursrecht bepaalde verantwoordingen niet zijn ontvangen, worden de voorschotten over het te
verantwoorden tijdvak teruggevorderd. Dit instrument is in de handhavingsketen de
volgende stap na het aanhouden van voorschotbetaling.
5. Normenstelsel voor de handhaving van termijn- en vormvoorschriften
[Regeling vervallen per 21-04-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2007]
Het is een belangrijke notie dat in geval van heldere en consistente uitgangspunten
het aan te bevelen is om het normenstelsel niet uitputtend of tot in detail te regelen.
De actieve bekendmaking van de onderhavige beleidsregels in samenhang met de ruim
gestelde ontvangsttermijnen in de regelgeving bieden de uitvoerende instelling normaliter
voldoende ruimte om problemen op te lossen voordat de termijnen zijn verstreken.
In het handhavingsbeleid en daarom ook in het normenstelsel staat het instrument van
de aanhouding van voorschotbetalingen centraal, omdat dit specifieke instrument het
meest geschikt en effectief is om alert te reageren op individuele niet naleving.
De andere instrumenten zijn in het normenstelsel minder opportuun, omdat de situaties
waarbij ze toepasbaar zijn gelukkig relatief weinig voorkomen. Het terugvorderen van
voorschotten of het informeren van het naderen van de termijn voor ambtshalve vaststelling
impliceert namelijk dat er sprake is van een ernstige situatie. In de uitvoeringspraktijk
blijken deze instrumenten niet of slechts incidenteel te worden toegepast.
Een bijzonder instrument is het verlenen van generiek uitstel. Dit instrument wordt
gehanteerd als de tekortkoming zich bij het merendeel van de uitvoerende instellingen
voordoet. De toepassing hiervan vergt een breed afgewogen besluitvorming, die zich
niet leent voor inpassing in het normenstelsel.
Het normenstelsel heeft eveneens betrekking op de vormvoorschriften. Deze kunnen niet
los worden gezien van de termijnvoorschriften. De handhaving van de vormvoorschriften
is dan ook geïncorporeerd in de handhaving van de termijnvoorschriften en wel als
volgt. Als informatie is ontvangen die niet aan het voorgeschreven model voldoet,
wordt deze informatie in beginsel geretourneerd. Hierbij wordt een termijn aangegeven
waarbinnen de informatie retour moet zijn ontvangen. Bij niet tijdige correctie en
ontvangst daarvan is verder het onderhavige normenstelsel van toepassing.
Op grond van de uitgangspunten en het beschikbare instrumentarium is het hieronder
volgende normenstelsel voor de toepassing van het beleid inzake handhaving van termijn-
en vormvoorschriften ontwikkeld. Het stelsel geeft alleen normering als termijnen
en modellen niet worden nageleefd.
5.1. Ontbreken van uitstelverzoek
[Regeling vervallen per 21-04-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2007]
Van iedere uitvoeringsinstelling:
-
1) die zich niet houdt aan de ontvangsttermijn, en
-
2) waarvan op de in de regelgeving bepaalde uiterste ontvangsttermijn voor de bescheiden
geen uitstelverzoek is ontvangen,
wordt de betaling van voorschotten gestaakt met ingang van de kalendermaand volgend
op de maand waarin de ontvangsttermijn verliep.
Een uitstelverzoek
[Regeling vervallen per 21-04-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2007]
Een verzoek tot uitstel van indiening van noodzakelijke bescheiden wordt beschouwd
als een tijdig verzoek indien het verzoek ten minste 14 kalenderdagen voordat de ontvangsttermijn
van de bedoelde bescheiden vervalt is ontvangen. Deze tijdigheidsnorm voor een uitstelverzoek
houdt rekening met de noodzakelijk geachte tijd voor besluitvorming op het verzoek,
zodat bij honorering van het verzoek een in opzet reeds aanwezige opschorting van
voorschotbetaling op tijd ongedaan wordt gemaakt. Voorts brengt deze tijdigheidsnorm
mede tot uitdrukking dat honorering van een verzoek alleen aan de orde kan zijn bij
zwaarwegende overmachtssituaties en niet bij relatief kleine en op korte termijn te
managen oorzaken. Dit betekent dus dat een verzoek tot uitstel van indiening van bescheiden
op zich geen opschortende werking heeft ten aanzien van het aanhouden van betaling
van voorschotten.
5.2. Uitstelverzoek niet tijdig ontvangen
[Regeling vervallen per 21-04-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2007]
Van iedere uitvoeringsinstelling:
-
1) die zich niet houdt aan de ontvangsttermijn, en
-
2) waarvan niet ten minste 14 kalenderdagen voorafgaand aan diezelfde termijn een verzoek
tot uitstel van indiening is ontvangen,
wordt de betaling van voorschotten tot nader order gestaakt met ingang van de maand
volgend op de maand waarin de ontvangsttermijn verloopt.
5.3. Afwijzing van niet-tijdig uitstelverzoek
[Regeling vervallen per 21-04-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2007]
Van iedere uitvoeringsinstelling:
-
1) die zich niet houdt aan de ontvangsttermijn,
-
2) waarvan niet ten minste 14 kalenderdagen voorafgaand aan diezelfde termijn een verzoek
tot uitstel van indiening is ontvangen, en
-
3) op wiens verzoek door de minister afwijzend is beschikt,
blijft de staking van betaling van voorschotten gehandhaafd tot aan de gestelde eisen
is voldaan. Betaling van voorschotten zal dan worden hervat en opgeschorte betalingen
worden dan nabetaald.
5.4. Acceptatie van niet-tijdig uitstelverzoek
[Regeling vervallen per 21-04-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2007]
Van iedere uitvoeringsinstelling:
-
1) die zich niet houdt aan de ontvangsttermijn,
-
2) waarvan niet ten minste 14 kalenderdagen voorafgaand aan diezelfde termijn een verzoek
tot uitstel van indiening is ontvangen, en
-
3) op wiens verzoek door de minister toekennend is beschikt,
wordt de betaling van voorschotten hervat en worden de opgeschorte betalingen nabetaald.
5.5. Afwijzing van tijdig uitstelverzoek
[Regeling vervallen per 21-04-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2007]
Van iedere uitvoeringsinstelling:
-
1) die zich niet houdt aan de ontvangsttermijn,
-
2) waarvan ten minste 14 kalenderdagen voorafgaand aan diezelfde termijn een verzoek
tot uitstel van indiening is ontvangen, en
-
3) op wiens verzoek door de minister afwijzend is beschikt,
wordt de betaling van voorschotten met ingang van de eerstvolgende maand waarin het
besluit is genomen gestaakt totdat aan de gestelde eisen is voldaan, waarna betaling
van voorschotten zal worden hervat en opgeschorte betalingen worden nabetaald.
5.6. Niet naleven van een gehonoreerd verzoek tot uitstel
[Regeling vervallen per 21-04-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2007]
Van iedere uitvoeringsinstelling die zich niet houdt aan de ontvangsttermijn, zoals
die is beschikt op een verzoek tot uitstel, wordt de betaling van voorschotten gestaakt
met ingang van de maand volgend op de maand waarin de beschikte ontvangsttermijn verloopt.
5.7. Blijvend niet indienen jaaropgave
[Regeling vervallen per 21-04-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2007]
De uitvoerende instelling wordt na verloop van 16 maanden na afloop van een verantwoordingsjaar
of vanaf twee maanden voordat een andere in de regelgeving bepaalde termijn verloopt,
ervan in kennis gesteld dat de termijn, waarna, indien van toepassing, kan worden
overgegaan tot ambtshalve vaststelling, binnenkort verloopt.
Termijn hervatting betaling van voorschotten
[Regeling vervallen per 21-04-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2007]
De hervatting van de voorschotbetalingen en de nabetaling van de aangehouden voorschotten
zal plaatsvinden op of omstreeks de vijftiende van de maand volgend op die waarin
de stukken zijn ontvangen of zoveel eerder als mogelijk is.
6. Toepassing uitgangspunten en criteria bij beoordeling uitstelverzoek
[Regeling vervallen per 21-04-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2007]
Belangrijk is het reeds eerder vermelde gegeven dat de voorgeschreven ontvangsttermijnen
dusdanig ruim zijn gesteld dat kleinere problemen hersteld moeten kunnen worden zonder
dat het naleven van de ontvangsttermijnen daardoor in gevaar komt.
Door verlening van uitstel wordt geen nieuwe norm (ontvangstdatum) gesteld, want die
datum staat in de regelgeving en die wordt immers niet gewijzigd. Met het verlenen
van uitstel wordt slechts aangegeven dat de omstandigheden aanwezig worden geacht
om aan de tekortkoming voor de duur van het verleende uitstel geen opschorting van
betaling van voorschotten of ander gevolg te koppelen, zodat de tekortkoming tijdelijk
wordt gerechtvaardigd.
In veel gevallen is een (kwartaal)verantwoording tevens een verzoek/aanvraag om voorschotten
te verlenen voor een bepaald (nog komend) kwartaal. Bij afwezigheid van een dergelijke
aanvraag, ontbreekt formeel de grondslag om voorschotten te verlenen. In die gevallen
dient bij een uitstelverzoek dus expliciet gevraagd te worden om voorschotverlening
voor het tijdvak in plaats waarvan dat anders door de indiening van de kwartaalverantwoording
zou zijn gedaan.
Het tijdig voldoen aan de termijn- en vormvoorschriften is een verantwoordelijkheid
van het management. Het hieraan niet voldoen is doorgaans terug te voeren tot onvolkomenheden
in het bedrijfsproces. Het niet tijdig ontvangen van stukken dan wel het onjuist gebruik
van formulieren hoeft in beginsel niet voor te komen. Daaruit vloeit dan ook voort
dat een verzoek tot uitstel slechts in bijzondere situaties zal worden gehonoreerd,
situaties die terug zijn te voeren tot overmacht.
De verantwoordelijkheidsverdeling tussen rijk en uitvoerders, met name de eigen verantwoordelijkheid
voor het bedrijfsproces als zodanig, maakt dat de ‘bewijslast’ in dit kader geheel
bij de uitvoerende instelling ligt en dat op een verzoek tot uitstel alleen in redelijkheid
honorering verwacht kan worden, als het om problemen gaat die met overmacht hebben
te maken.
Een verzoek tot uitstel bevat in ieder geval – concreet gemotiveerd – de volgende
elementen:
-
· de oorzaak van het niet (kunnen) naleven van de ontvangsttermijn,
-
· het moment van het ontstaan van de oorzaak,
-
· de acties die zijn ondernomen om de oorzaak weg te nemen,
-
· (indien aan de orde) een verzoek tot verlening van voorschotten dat anders door de
ontvangst van de kwartaalverantwoording zou zijn gedaan en
-
· de duur van het noodzakelijk geachte uitstel.
In de motivering van het verzoek wordt duidelijk de samenhang aangetoond tussen de
oorzaak en het als gevolg daarvan niet na (kunnen) leven van de termijnen; de oorzaak
dient tot direct gevolg te hebben dat de termijn niet wordt gehaald.
Indien een verzoek tot uitstel onvolledig is of anderszins tekortschiet om in behandeling
te worden genomen, wordt het verzoek per ommegaande geretourneerd en wordt herstel
geboden. De ontvangstdatum van een verzoek dat is geaccepteerd om in behandeling te
worden genomen, is bepalend voor het al dan niet tijdig zijn van het verzoek.
Uitstel van ontvangst wordt verleend voor maximale tijdvakken, te rekenen vanaf de
geregelde ontvangsttermijn waar uitstel voor wordt gevraagd.
Een verleend uitstel wordt in principe niet verlengd. Een verzoek tot uitstel wordt
in beginsel in de volgende situaties en voor de bijbehorende maximale duur gehonoreerd:
-
·
Calamiteit, zoals brand, ernstige wateroverlast (blusschade, overstroming): 3 maanden
-
·
Herindeling van gemeenten (consolidatieproblemen bij verantwoording over jaren van voor de herindeling/samenvoeging):
2 maanden
-
· Ernstige schade als gevolg van kwade opzet (verlies van cruciale gegevensbestanden door verduistering, braak, vernietiging):
2 maanden
-
· Ernstige netwerkstoringen, software-crash (verlies deelbestanden waardoor er aansluitproblemen zijn): 1 maand
-
· Afhankelijkheid van in gebreke zijnde derde (accountant, WGR-partner, uitvoerende stichting): 1 maand.
Bij benoemde of niet-benoemde onmiskenbare overmacht, bijvoorbeeld een implementatieprobleem
als gevolg van cumulatie van in elkaar grijpende wijziging van regelgeving, die aantoonbaar
niet binnen de genoemde termijnen kan worden opgelost, zal met inachtneming van de
uitgangspunten en door aansluiting bij bovenstaande criteria een beslissing worden
genomen.
Deze beleidsregels zullen in de Staatscourant worden gepubliceerd.